Assistant administratif (H/F)

Activités du poste1. Accueil :Assurer l’accueil des étudiants pour toute question liée à la pédagogieOuvrir les sallesRenfort sur la gestion des courriels sur les différentes boites mail (gea/gim/mlt)2. Formation initiale : Assiduité :•  Assurer le suivi régulier des absences des étudiants,•  Traiter les justificatifs d’absenceCompétences et connaissances requises Savoir· Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP· Connaissance générale des règles liées à la scolarité, à la formation dans l’enseignement supérieur· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat· Maîtrise des logiciels de gestion du domaine, des outils informatiques, des logiciels courants de bureautiques, de travail et de communication à distance.L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.Quelques chiffres :- 23 935 étudiants,- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique •  Mettre à jour le tableau des absences•  Régulariser les signatures sur SowesignHyperplanning :•  Mettre à jour des dossiers administratifs étudiants sur HyperPlanning•  Préparer les documents de charte + règlement intérieur + droit à l'image•  Faire signer les documents à tous les étudiants et déposer les documents dans HP•  Indiquer les salles lorsqu’elles n’y sont pas•  Envoyer un courriel aux enseignants le Jeudi / vendredi pour l’emploi du temps de la semaine à venir3. Formation continue : A la demande de la responsable, assurer la mise à jour des différents tableaux de suivi (facturation, suivi des contrats)Transmettre toutes les absences concernant les alternants à la responsableTélécharger les différents documents sur Sowesign· Connaissance de la réglementation relative au tri et à la conservation des archivesSavoir-faire et être· Travailler en équipe et en autonomie· Planifier son activité, savoir anticiper· Analyser et gérer les demandes d'information· Disposer d’une aisance rédactionnelle· Gérer la confidentialité des informations et des données· Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode - 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.L’université de Paris 8 est membre de la COMUE Paris lumière avec l’université de Nanterre et fait partie du Campus Condorcet.L'IUT de Tremblay-en-France composante de l’Université Paris8, accueille chaque année environ 4500 étudiants pour les former dans les domaines de la gestion d’entreprise et administration (BUT GEA), de la logistique et du transport (BUT MLT) et de la maintenance industrielle (BUT GIM).Le personnel permanant est composé de 12 personnels administratifs et techniques, de 26 enseignants et enseignants-chercheurs et de 80 chargés de cours.Sous l’autorité du responsable administratif et financier, le gestionnaire pédagogique a en charge :- la gestion administrative des étudiants depuis leur inscription administrative jusqu’à la délivrance de leur diplôme.- le secrétariat administratif du département en collaboration avec l’ensemble des enseignants et du chef de département.