Assistant administratif et financier (F/H)
Mathieu Dutilh, Directeur Général Adjoint Economie
Présentation
Notre collectivité est le fruit d’un engagement collectif réunissant élus et société civile. A nos côtés bâtissez le territoire pour répondre avec efficacité au défi climatique et offrir un avenir soutenable et désirable à nos jeunes. Tels des passeurs, faisons du Pays Basque un territoire capable d’avoir un temps d’avance sans rien renier de son identité, capable de répondre aux défis contemporains sans compromettre ses valeurs, capable d’agir vite et avec volonté sans céder aux sirènes du court-termisme.
Rejoignez-nous pour réinventer nos modèles de développement !
Description des missions
Organisation des Comités de Pilotage : l'agent est chargé de l'organisation des réunions de Comités de pilotage de la DGA, et notamment les Comités de pilotage des Zones d'Activité Économique : envoi et suivi des invitations, réservation de salles, suivi des retours, compte rendus, comptes-rendus, mises à jour des listings, etc... ; Notifications de délibérations : l'agent est chargé pour la DGA de la rédaction et de l’envoi des notifications des délibérations des Conseils permanents et des Conseils communautaires ; Courrier entrant et sortant : l'agent est chargé du courrier de la DGA, à savoir la diffusion quotidienne du courrier entrant et le suivi du courrier sortant en termes de signatures et envois ; Archivage : l’agent est identifié comme référent archivage de la DGA et assure ainsi le lien avec les archivistes de la collectivité et le déploiement de la procédure au sein de la DGA ; Déplacements : l'agent est chargé du traitement et du suivi des ordres de mission et des frais de déplacements des agents de la DGA ; Exécution budgétaire de la Direction Tourisme : émission des bons de commande, engagements des dépenses, contrôle et rapprochement de factures, suivi administratif et comptable des subventions, cotisations, adhésions, alimentation de tableaux de bord. Les missions complémentaires suivantes seront confiées à l’assistant administratif et financier : accueil téléphonique et électronique, gestion des agendas, organisation de réunions, appui aux services sur des tâches administratives, travaux de reprographie/bureautique, gestion des commandes de fournitures et des abonnements.
Profil recherché
Formation : Niveau requis : diplôme de niveau Bac +2 (en secrétariat de préférence) Compétences techniques : Maîtrise du Pack Office ; la connaissance des logiciels métiers CIRIL, Iparapheur, Acropolis serait un plus ; Connaissance de l'Institution ou d’une collectivité et de ses règles budgétaires et comptables ; Connaissance du territoire du Pays Basque. Compétences professionnelles : Autonomie dans le travail ; Méthode et rigueur ; Capacité à prioriser et à gérer les urgences ; Discrétion et disponibilité.
