Assistant administratif à l'UDAP 69 et métropole de Lyon F/H

Placé sous l'autorité directe du chef de service, le titulaire du poste sera chargé des missions suivantes :

1- Responsable des relations avec le public : accueil, accompagnement :
Fonctions mutualisées et réparties sur 3 secteurs géographiques : assurer la réception des sollicitations du service via la messagerie électronique ou le téléphone afin d'analyser la nature, hiérarchiser les demandes et apporter les réponses de premier niveau ou réorienter si nécessaire.

2- Secrétariat / assistance des Architectes des bâtiments de France (ABF) adjoints, secteur Sud - Lyon 1-2-4-7 et secteur Nord - Lyon 3-6-8 :
- assurer le suivi administratif des dossiers des secteurs géographiques attribués :
- réception / localisation / tri, veille et enregistrement sur les consultations de permis de construire (PC) ou permis d'aménager (PA) - logiciel Patronum ;
- notification des avis dématérialisés, ou classement papier des dossiers, pré-archivage mensuel ;
- réception, gestion du suivi des consultations préalables, classement papier/numérique.
- saisie, finalisation de courriers / courriels ;
- gestion des RV sur terrain ou au bureau, organisation de réunions, contact avec les usagers (professionnels, institutionnels, collectivités, administrations) ;

• assistance réservation des véhicules sur le logiciel GIR.

3- Cellule patrimoine : référent administratif et secrétariat général sous la conduite du responsable de cellule, ABF ou ingénieur :

• gestion / coordination administrative :
  • planning des réunions, organisation, ordre du jour, compte-rendu ;
  • gestion des consultations préalables concernant les Monuments Historiques (MH) ;
  • assistance, suivi des tableaux programmation des travaux d'entretien sur MH.
    • enregistrement des demandes de travaux sur MH (logiciel Agrégée / Patronum) :
      • transmission internes / externes ;
      • recensement des demandes de subvention ;
      • tableau de suivi des demandes d'autorisation sur MH, du Contrôle Scientifique et Technique (CST) / agents désignés.
    • suivis des avis, pré-avis, suites de la Commission Régionale du Patrimoine et de l'Architecture (CRPA) :
      • tenue des répertoires des interlocuteurs et ressources de la cellule ;
      • modes opératoires de la cellule (procédures, bureautique, doctrine, juridique, archivage, statistiques et communication) ;
      • référent Agrégée / Patronum en interface avec les services patrimoniaux.

4- Projet de service : contribution au fonctionnement, soutien au management et participation à la démarche :

• archives / responsable coordination du service pour la gestion des archives annuelles et le plan de classement ;
• fournitures, fonctionnement : référent du service ;
• contribution aux réunions de service bimensuelles, réunions thématiques.

L'Unité Départementale de l'Architecture et du Patrimoine (UDAP) participe à la promotion de la qualité patrimoniale, architecturale et urbaine. Elle veille à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés (abords de monuments historiques, sites patrimoniaux remarquables). Avec les autres services de l'État en région, elle participe à la gestion des sites et paysages, à l'aménagement du territoire et aux réglementations concernant l'environnement, l'urbanisme et le renouvellement urbain, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels. L'UDAP 69 comprend 11 personnes :1 AUE-ABF chef de l'UDAP2 AUE-ABF adjoints4 techniciens des services culturels et des Bâtiments de France2 ingénieurs des services culturels et du patrimoine2 agents de la filière administrative   Liaisons hiérarchiques : sous l'autorité du chef de service, et en lien direct avec les autres architectes des bâtiments de France.Liaisons fonctionnelles :Relations internes : équipe technique et secrétariat, direction et autres services du pôle architecture et patrimoine, ou de la DRACRelations externes : collectivités, élus, professionnels du BTP, tout public