ASSISSTANT DE DIRECTION-CHEF DU SECRETARIAT GENERAL F/H

L’ELOCA est situé sur une emprise accueillant différentes unités : EPIDE, ABILIS et le service social.
L’ELOCA est composé d’une direction et quatre divisions : deux consacrées aux missions transverses du soutien (division aide à la décision et division organique) et deux pour les missions opérationnelles de l’établissement (division approvisionnement et division maintenance).
L’assistant de direction et responsable du secrétariat de direction est organiquement rattaché à la division aide à la décision et traite directement avec la direction de l’établissement.
Il effectue les missions suivantes :

• assurer des tâches administratives ou techniques au sein du bureau secrétariat de direction ;
• assurer physiquement ou par téléphone la réception, l’information, l’orientation et la prise en charge des personnes ;
• effectuer des travaux de vérification de correspondance ;
• rédiger des courriers spécifiques circonstanciés au profit de la direction ;
• participer directement à la mise en œuvre de mesures de sécurité intéressant l’emprise (accès, bages, formulaires SOPHIA) ;
• réaliser les travaux annuels attendus par la chaine protection du secret : catalogue des emplois, tenue du registre des ISC…
• mettre en œuvre les activités décidées par la direction (journées particulières, telle l’organisation de séminaires ou visites d’autorité) ;
• préparer le versement des archives au SHD.
• Assurer la mise en forme des notes en conformité avec la charte graphique
• Réceptionner, vérifier, enregistrer le courrier et en assurer la distribution aux différentes divisions
• Effectuer les travaux de reprographie
• S’assurer de la mise à jour et sécurisation des moyens d’accès (clés et badges)
• Traiter les messages TRANSWIN et NEMO
• Recevoir et traiter les appels téléphoniques
• Être référent « archives » et piloter le reversement des archives avec les POC de chaque division
• Assurer la suppléance du responsable communication
• Effectuer les liaisons courrier en l’absence du titulaire
• Rédiger les notes des cérémonies militaires