Adjoint(e) au chef de bureau SAAM D2 F/H

Au sein du bureau des services généraux, l’adjoint(e) au chef de bureau participe aux activités de pilotage et d’animation du bureau, en lien direct avec le chef de bureau dont il assure la suppléance en cas d’absence.

Au sein du bureau des services généraux, l’adjoint(e) au chef de bureau participe aux activités de pilotage et d’animation du bureau, en lien direct avec le chef de bureau dont il assure la suppléance en cas d’absence.Il/Elle est plus particulièrement chargé(e) des activités de préparation et de suivi budgétaire et comptable, de l'accompagnement à l'élaboration et l'exécution des marchés ou autres mécanismes d'achat public ainsi qu'à la conduite de projet et d’animation qui sont directement rattachées au chef du bureau des services généraux.Connaissances :Techniques d’organisationGestion budgétaire et comptableMarchés et achats publicsGestion des ressources humainesMéthodologie et outils de conduite de projetProgiciel CHORUSCompétences opérationnelles :Maitrise de la suite Office (expertise Excel) et connaissance des outils métiers.Conduite du changementManagementUtilisation de CHORUSGestion des urgencesBonne capacité rédactionnelleLa sous-direction de l’environnement de travail et du patrimoine immobilier pour l’administration centrale du ministère de l’Education Nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche et du ministère des Sports de la Jeunesse et de la Vie Associative est rattachée au service de l’action administrative et des moyens du secrétariat général. Elle est chargée de concevoir et de mettre en œuvre la politique immobilière de l’administration centrale des ministères. Elle pilote le budget de fonctionnement et d'investissement de l'administration centrale des ministères (hors informatique et téléphonie). Elle garantit enfin aux 3 400 agents des ministères un environnement de travail de qualité et met en œuvre des moyens dédiés - moyens d’impression, fournitures de biens mobiliers, mise à disposition d’offres de presse - et leur apporte le soutien logistique nécessaire au quotidien. La sous-direction délivre des prestations de service dont le courrier, des prestations audiovisuelles ou encore des prestations de transports d’autorités, de fret et de déplacements temporaires des agents de l’administration centrale. Enfin, elle assure la sûreté et la sécurité des sites et veille également à fournir un accueil de qualité aux visiteurs. Il/Elle exerce le rôle de responsable du pôle financier du bureau et encadre les quatre agents de la structure.Les activités principales de l’adjoint(e) au chef de bureau sont :- Préparer et synthétiser les éléments dus au titre du dialogue de gestion conduit par le bureau budgétaire et financier (SAAM D1) au sein de la sous-direction ;- Identifier et analyser des écarts entre les résultats attendus et les réalisations (proposition de mesures correctrices)- Participer à la coordination et à l’animation des travaux liés au cycle budgétaire (construction, actualisation, diffusion...)- Accompagner les processus marchés,- Participer à la professionnalisation des cinq responsables de pôle opérationnel dans la mise en place de la procédure de gestion et des règles opératoires, le suivi des résultats et le choix des indicateurs clés des tableaux de bord,- Élaborer et/ou actualiser les outils de mesure des résultats et de pilotage budgétaire et comptable en lien avec les cinq responsables de pôle- Participer à la diffusion d’une culture du contrôle de gestion,- Réaliser des études ponctuelles dans le cadre de la démarche d'harmonisation des processus et de renforcement des outils d’aide à la décision- En tant que de besoin, préparation des pré-audits et des audits de certification avec les responsables de pôle concernés et les organismes agréés et suivi de la pérennité des labels de certification (Imprim vert…)En lien avec l’adjointe au chef de bureau en charge de l’organisation du travail, des ressources humaines et de l’événementiels, il/elle travaille sur les sujets afférents à la rénovation des méthodes et des procédures impulsées par le bureau, de manière à développer la qualité interne, renforcer la performance et répondre aux attentes des services.Le/la titulaire du poste peut être amené(e) à suppléer l’adjointe RH sur son périmètre d’activités, en appui au chef de bureau.Technique de communicationCompétences comportementales :Autonomie, capacité d’initiative et d’anticipationQualités d’animation, d’organisation et de rigueurAdaptabilité et réactivitéCapacité à rendre compte et à communiquerQualités de dialogue, d’écoute et aptitude à dégager des solutions consensuelles Goût du travail en équipeLa sous-direction est organisée en quatre bureaux :- bureau budgétaire et financier ;- bureau des services généraux ;- bureau de la sûreté, de la sécurité et de l'accueil ;- bureau de la logistique et des affaires immobilières.Composé de 89 agents, le bureau des services généraux est chargé de la définition, de la mise en œuvre et du contrôle des achats et prestations de services de l’ensemble des directions d’administration centrale ainsi que des cabinets des ministres. Il intervient sur une grande partie du champ de la logistique de fonctionnement courant. Outre un pôle financier, il est organisé autour de cinq pôles opérationnels : -           Pôle auto-fret-           Pôle achats-biens culturels-           Pôle audiovisuel-           Pôle courrier-diffusion-           Pôle moyens d’impression