ACADEMIE DES SCIENCES MORALES ET POLITIQUES - Chargé(e) de mission auprès de la secrétaire générale F/H

DESCRIPTION DU POSTE

DESCRIPTION DU POSTEPlacé (e)  sous la responsabilité du secrétaire perpétuel l’Académie des sciences morales et politiques, et, par délégation de la secrétaire générale, le / la chargé (e) de mission  exerce les missions principales suivantes :Activités secrétariat particulier du secrétaire perpétuel     Secrétariat particulier du secrétaire perpétuel, de la secrétaire générale de l’Académie et des académiciens et correspondants ;    Gestion des dossiers administratifs  du secrétariat général ;COMPÉTENCES REQUISES / PROFIL RECHERCHÉCe poste s’adresse prioritairement à un fonctionnaire (catégorie A ou B + )Compte tenu de l’équipe resserrée du secrétariat général, ce poste nécessite une grande polyvalence permettant d’assurer le fonctionnement général de l’Académie et le secrétariat particulier du secrétaire perpétuel.ConnaissancesBonne culture générale Intérêt pour les activités des académies, en particulier de l’Académie des sciences morales et politiquesÀ PROPOS  DE L’ACADÉMIE DES SCIENCES MORALES ET POLITIQUESCréée en 1832, l’Académie des sciences morales et politiques comprend 50 membres titulaires (académiciens) dont un secrétaire perpétuel, répartis en cinq sections ainsi que 12 associés étrangers et 60 correspondants français et étrangers. Elle se réunit en séance les lundis, séances pendant lesquelles sont débattues des questions relevant des cinq sections, selon un programme annuel définît par le président : Philosophie, Morale et sociologie, Législation, droit public et jurisprudence, Economie politique, Statistique et finances, Histoire et géographie. Le regard croisé sur les sujets fait l’objet d’une lettre  de  diffusion. Les travaux sont publiés chaque année. Outre ces séances, l’Académie tient des groupes de travail réguliers ainsi que des événements et des colloques. Elle remet des prix et des médailles et s’inscrit dans des partenariats avec nombre de fondations qu’elle héberge. Révision ou constitution de l’ensemble des textes sortant ( courriers, éléments de langage …)     Gestion du secrétariat courant (commandes, téléphone, inscriptions, logistique des repas et sorties des académiciens…)    Mise à jour des documents et travaux conjoints avec les services supports de l’Institut  de France (annuaire, Lettre de l’Institut, etc…).Activités RH de proximité    Gestion de RH de proximité auprès de l’équipe du secrétariat général ;    Suivi des convention de stages, des conventions d’apprentissages et des lettres de mission des collaborateurs occasionnels et alternants ;    Supervision du gestionnaire budgétaire    Coordination des prestataires extérieurs :  aide à la rédaction des contrats, prévision des moyens, commande et suivi des achats, inscription dans le progiciel…)    Elaboration des ordres de missions et remboursement des frais ;    Mise à jour des données RH - rédaction du bilan social ;    Participation à la préparation des comités sociaux d’administration (CSA) en assistance au secrétaire perpétuel et à la secrétaire générale    Gestion des congés, CET et notes internes sur la gestion du temps de travailActivités juridiques    Aide à la mise en place et suivi des marchés publics et accords-cadres ;    Rédaction et suivi de conventions et contrats ;    Aide à la mise en place des nouvelles fondations et d’approbation de dons.Activités complémentairesEn tant que de besoin, le titulaire du poste peut être appelé :    à accueillir le public (manifestations et séances)    à prendre des notes ;    à assurer le classement des archives ;    à apporter son aide à la secrétaire générale.Excellente capacité rédactionnelle  (maîtrise de l’orthographe, du vocabulaire et de la syntaxe de la langue française) Maîtrise de la relecture et de la réécriture : orthographe, syntaxe, règles typographiques ;Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)Très bonne maîtrise des logiciels Word et ExcelTrès bonne maîtrise du publipostage et de la gestion des agendas partagésCapacité à utiliser les logiciels Dreamweaver et éventuellement Photoshop  (une formation spécifique pourra être mise en œuvre en cas de besoin)Savoir-faire-          Capacité à être force de propositions et d’initiatives-          Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances-          Capacité à travailler au sein d’une petite équipe-          Savoir rédiger des actes administratifs, juridiques, financiers : qualités rédactionnelles attendues-          Savoir tenir des tableaux de bord-          Savoir comprendre rapidement les relations entre les différents services-          Savoir s’adapter rapidement à un environnement professionnel nouveau-          Savoir travailler seul, en autonomie, et savoir résoudre les problèmes-          Savoir classer, ordonner et archiver-          Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchiqueSavoir-être-          Sens du positionnement et sens du protocole-          Excellentes qualités relationnelles (sens de l’accueil, de la courtoisie, respect du protocole)-          Excellente expression orale ;-          Savoir être disponible, réactif, et avoir le sens des responsabilités ;-          Savoir être organisé, méthodique, rigoureux-          Bonne présentation-          Sens de la discrétion , de la déontologie, de la confidentialité-          Aptitude à rendre compte.Niveau de diplôme minimum requis : niveau Master 1 et/ou expérience professionnelle confirmée. Pour en savoir plus : https://academiesciencesmoralesetpolitiques.fr/institution/role-et-missionOutre les académiciens, l’Académie est constituée d’une petite équipe au sein du secrétariat général : la secrétaire générale,  le ou la secrétaire général (e) adjoint (e),  l’assistante administrative,  le gestionnaire budgétaire, deux professeurs  chargés des missions pédagogiques.