Dans le cadre de notre étude « Tour du monde des innovations RH », nous sommes partis à la découverte des expérimentations les plus audacieuses, qui font bouger les lignes des RH ( recrutement, onboarding, mobilité, travail collaboratif, formation…) dans le secteur public.

Embarquez avec nous en Finlande, avec Virpi Einola-Pekkinen, Responsable du développement au Ministère des Finances, et découvrez ses défis RH.

.

LE PITCH DU PROJET

.

🚀 Le défi RH à relever ? 

A mi-chemin entre un laboratoire d’innovation publique et un espace de coworking, Work 2.0 Lab est un espace collaboratif pour diffuser une nouvelle culture de travail au sein du secteur public finlandais. L’objectif est de pouvoir y mener des projets collaboratifs entre administrations. Il a vu le jour fin 2019 quand le Ministère des finances, le Trésor, le Sénat et le Département du numérique ont lancé une expérimentation pour quatre ans.

Quand un collaborateur du service public est confronté à un problème qu’il n’arrive pas à résoudre, il peut venir y travailler en mode collaboratif. C’est à la fois un lieu physique pour que les agents du service public puissent collaborer mais aussi une communauté en ligne. Nous offrons la possibilité de participer à des ateliers (sur place ou en ligne) en présence de facilitateurs.

Le défi est de faire travailler ensemble des collaborateurs du service public qui n’en auraient pas eu l’opportunité !

Le défi est de faire travailler ensemble des collaborateurs du service public qui n’en auraient pas eu l’opportunité ! L’enjeu est de passer d’une culture de travail en silo à une culture de la collaboration au sein de l’administration.

✊ La conviction de départ ?

Travailler différemment dans un état d’esprit beaucoup plus ouvert sur le monde extérieur. Ainsi le réseau des collaborateurs du service public peut contribuer à relever certains défis communs. Pour parvenir à une culture de la collaboration, nous insistons sur six points clés qui guident notre démarche : avoir un état d’esprit curieux, s’ouvrir aux autres, explorer de nouvelles thématiques, laisser tomber ses préjugés, laisser les idées venir et mettre en œuvre rapidement.

⚙️ Les étapes clés ?

Le Work 2.0 Lab n’est pas né du jour au lendemain. Nous avons d’abord beaucoup acculturé l’administration aux nouvelles méthodes de travail et à un état d’esprit collaboratif. Ce sont ces nouvelles méthodes qui ont fait émerger le besoin. L’enjeu était ensuite de convaincre le Ministère de l’importance d’un espace ou d’une plateforme de collaboration.

.

LES GRANDS ENSEIGNEMENTS

.

⛰️ La plus grande difficulté à surmonter ?

Les ressources tout d’abord. Au début, nous n’avions pas de budget propre, ni de personnel permanent dédié au lieu. Notre modèle reposait beaucoup sur la motivation des collaborateurs qui bénévolement contribuaient à faire vivre le lieu et la communauté. Comme ce type de projets est en dehors des silos classiques, il n’est pas rattaché au budget d’une direction. Mais ce type de projets nécessite aussi des ressources que nous avons aujourd’hui réussi à avoir.

Nous avons créé le Work 2.0 Lab juste avant cette période de pandémie inédite. Après quelques mois d’exercice, nous avons dû fermer le lieu de mars à juin et basculer en format digital. Nous avons dû revoir toute notre organisation pour nous réinventer car il est plus facile d’animer des ateliers collaboratifs en présentiel qu’à distance. Nous avons finalement développé petit à petit la communauté collaborative en ligne avec des ateliers digitaux.

👌  L’enseignement que vous retenez ?

La localisation d’un tel espace est très importante ! Nous avons une situation stratégique au centre d’Helsinki et à proximité de l’ensemble des institutions. Ainsi les collaborateurs peuvent venir facilement travailler au Work 2.0 Lab.

Nous retenons aussi qu’il est essentiel de créer une atmosphère inspirante au sein du lieu et de la communauté pour se sentir à l’aise et pouvoir facilement demander des conseils. Par exemple, s’il y a un atelier en cours, il est possible de s’y joindre à tout moment.

Nous avons toujours cru à la nécessité d’avoir des hôtes et des facilitateurs : des hôtes pour guider les collaborateurs qui arrivent au Lab et qui n’en connaissent pas le fonctionnement et des facilitateurs pour animer nos ateliers. Que ce soit en présentiel ou à distance, chaque collaborateur peut réserver un créneau et solliciter un facilitateur.

💪 La réussite dont vous êtes fier ?

Du Work 2.0 Lab en lui-même ! Nous en sommes fiers car nous avons dû faire preuve de persuasion auprès de nos décideurs pour que l’expérimentation voie le jour.

.

ET APRES ?

.

🎯 Les prochaines étapes du projet ?

Nous passons à une approche plus systémique et créer « Ecosystems School », une école collaborative pour apprendre les uns des autres. Les collaborateurs du service public pourront soumettre des problèmes et nous les aidons à les résoudre en créant l’écosystème autour de ce problème et en activant les bons partenaires dans une logique collaborative.

C’est tout l’enjeu de réunir sur une même plateforme les porteurs de projets et ceux qui pourront résoudre le problème identifié en fonction de leurs compétences. Nous allons dans ce but expérimenter la plateforme Skill Hive.

☁️  Les défis RH qui restent à surmonter ?

Avant la crise, beaucoup de personnes étaient sceptiques et ne croyaient pas aux nouveaux espaces de travail. Depuis, il y a un vrai progrès mais il est toujours nécessaire de faire de la pédagogie autour de lieux comme le Work 2.0 Lab qui reste une expérimentation jusqu’en 2023.

💫 Un projet RH qui vous inspire ?

Le Mindlab dannois, bien qu’il ait fermé, est inspirant car c’est l’un des pionniers parmi les laboratoires d’innovation.