Un assistant ou une assistante de direction H/F

L’assistant ou assistante de direction accompagne directement la Présidente dans l'organisation, le suivi et la coordination de ses activités, afin de fluidifier son emploi du temps et de faciliter la mise en œuvre de ses missions. Il ou elle joue un rôle central dans la gestion des activités de la présidente et contribue à l'efficacité du fonctionnement du Haut Conseil.

L’assistant ou assistante de direction accompagne directement la Présidente dans l'organisation, le suivi et la coordination de ses activités, afin de fluidifier son emploi du temps et de faciliter la mise en œuvre de ses missions. Il ou elle joue un rôle central dans la gestion des activités de la présidente et contribue à l'efficacité du fonctionnement du Haut Conseil.Sous l’autorité directe de la directrice de cabinet adjointe, il ou elle s’occupe notamment de :1. Gestion de l’agenda et des priorités• Organiser, planifier et optimiser l’agenda de la Présidente• Prendre en compte les priorités, les contraintes et les délais• Anticiper les besoins en amont des réunions et déplacements, et solliciter au besoin les éléments préparatoires, en lien avec la direction de cabinet.Le Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (Hcéres) est l’autorité publique indépendante chargée d’évaluer l’ensemble des structures de l’enseignement supérieur et de la recherche (universités, écoles, organismes, laboratoires, diplômes de licence, master et doctorat, etc.).Par ses analyses, ses évaluations et ses recommandations, le Hcéres conseille et soutient la démarche d’amélioration de la qualité de l’enseignement supérieur et de la recherche en France. Les rapports d’évaluation sont disponibles sur son site internet. 2. Organisation des réunions et déplacements• Organiser les rendez-vous avec les interlocuteurs institutionnels (notamment la DGESIP, la DGRI) et les partenaires extérieurs• Préparer et coordonner les réunions (convocation, logistique, lien visioconférence, réservation de salle, etc.)• S’assurer de la bonne préparation des dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et réunions• Planifier toutes les réunions internes régulières au niveau de la présidence (points hebdomadaires, bimensuels ou mensuels)3. Gestion administrative et documentaire• Gérer la réception, le tri, la diffusion et l’archivage du courrier et des documents• Gérer la boite mail de la Présidence (réponses, transfert aux personnes concernées et/ou en charge)• Mettre en forme des documents, notes et présentations• Rédiger des courriers et correspondances• Gérer les parapheurs, le circuit de validation interne (interface avec les services si signature de la présidence requise, tri, gestion et retour des parapheurs)• Suivre et classer les dossiers confidentiels ou stratégiques4. Communication et interface• Filtrer les appels, courriels et demandes, en assurer le traitement ou l’orientation appropriéeUn binôme pourrait être mis en place sur une partie du périmètre.La présidence regroupe à la fois le cabinet et la direction de la communication. Le cabinet est composé d’un directeur de cabinet, d’une directrice de cabinet adjointe, d’un directeur ou d’une directrice de la coordination (recrutement en cours) et d’une assistante de direction. La direction de la communication est pilotée par le directeur de cabinet et comprend deux chargées de mission.