Technicien-ne en gestion administrative (INSPE) H/F

Le gestionnaire administratif / la gestionnaire administrative assure ses missions au sein du Pôle RH-EDT de l’INSPE et est placé(e) sous l’autorité du Directeur et du Responsable administratif et financier de l’INSPE.

Gestion des EDT (Emplois du temps)
• Assurer en lien avec les responsables de formation la saisie et la gestion des emplois du temps sur l’application Hyperplanning.
Gestion des services des enseignants
• Assurer le suivi des heures prévisionnelles et réalisées de l’ensemble des formateurs de la composante (enseignants-chercheurs, enseignants, vacataires, personnels mis à disposition par le Rectorat) à l’aide de l’application OSE
• Assurer l’accueil et l’information des formateurs
• Accompagner les formateurs dans la gestion de leurs services d’enseignement dans l’application OSE
• Assurer le suivi du recrutement des vacataires et la constitution de leur dossier jusqu’à l’édition du contrat en lien avec le service RH de l’UG
• Gestion et vérification des feuilles d’émargement des formateurs ou des émargements en ligne
• Suivre le paiement des vacataires et des heures complémentaires des autres formateurs
Suivi des étudiants
• Suivi de l’assiduité/absences des étudiants via la vérification des émargements et identification des étudiants décrocheurs.
Réalisation d’actes administratifs
• Saisir et mettre en forme des documents administratifs divers (courriers, mails)
• Réaliser des opérations de reprographie, d’affichage et de saisie
• Tâches administratives diverses en fonction des besoins du service (remise d’attestation de réussite aux étudiants, réception de documents des étudiants, etc.)
Expression écrite et orale / Bonnes capacités rédactionnelles (orthographe) / Avoir une bonne capacité d'apprentissage des nouveaux outils informatiques et logiciels /

Connaissance obligatoire des outils bureautiques (Word, Excel)
Connaissance souhaitée de l'environnement universitaire
Expérience souhaitée en gestion administrative et utilisation de logiciels spécialisés

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes / Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée / Organiser le travail en gérant les priorités

Aptitude à s'insérer dans une équipe de travail ayant un projet collectif, tout en sachant faire preuve d'initiative et de réactivité / Respect des obligations de discrétion et de confidentialité / Sens de l'accueil