Technicien-ne en gestion administrative H/F

Mission du poste

Mission du poste Assurer la gestion quotidienne du secrétariat :- du Département Universitaire de Gériatrie et Biologie du Vieillissement et Département de Physiologie (Médecine-UFR3S)- de la nouvelle Unité de Recherche BioPrev UMR 1352Activités principales et associéesLes activités sont réparties comme suit : 70% consacré à BioPrev U1352 et 30% consacré au Département Universitaire de Gériatrie et Biologie du Vieillissement et au Département de Physiologie.- Savoir appliquer les procédures administratives et la réglementation en vigueur.- Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs.- Savoir utiliser les outils de communication : messagerie, réseau relationnel (composition de l'équipe, correspondant Interne et Externe, circuit des informations).- Savoir utiliser le Pack Office.- Savoir utiliser SIFAC (Université de Lille) et SIFAC+ (INSERM).- Savoir utiliser les applications sur l'ENT (ixParapheur, réservation de salle, zoom, evento...).- Messagerie Zimbra A) BioPrev U1352- Suivi des budgets (7 contrats recherches, 1 dotation universitaire et 1 dotation INSERM).Commandes de fonctionnement et d'investissement, gratifications des stagiaires, gestion des missions des agents de l'Unité.- Gestion des stagiaires recherche : collège, lycée, BTS, L3, Master 1, Master 2, Doctorants, Post-Doctorants (conventions, badges, accès divers aux plateformes, création de mails...)- Gestion des réunions de CoDir et d'Unité (2 réunions par semaine, réservation des salles, élaboration de l'Ordre du Jour, envoie de mails...) gestion ponctuelles d'autres réunions (réunions Work Package...)- Gestion des paiements de plateformes utilisées par BioPrev (EOPS animalerie, MP-SA)- Missions ponctuelles autour de BioPrev (contact avec l'INSERM, etc...)- Réception des colis de commande.B) Département universitaire1/ Gestion depuis la PASS jusqu'en MED6 (1er et 2ème cycles) - agenda et examens, ED, ECOS, APP - relances-rappels-ajustements2/ Gestion des DES de Gériatrie (3ème cycle) - programmation des cours hebdomadaires en lien avec les enseignants - gestion des évaluation Régionales, InterRegionales et Nationales - réservation des salles - relances-rappels-ajustements3/ Gestion de la Formation Médicale Continue: DU : AUEC Bien Vieillir, DIU Médecine des Personnes âgées, DU Médecin Coordonnateur, DU Psycho-Gériatrie, DU Longévité et Vieillissement - pré-inscriptions - gestion de la programmation des cours avec les enseignants - réservation des salles - relances-rappels-ajustements- Faire preuve d'organisation et de rigueur- Etre réactif(ve), disponible- Savoir travailler en équipe- Sens des relations humaines