Secrétaire administratif(ve) -TJ LORIENT H/F

Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l’animation d’une équipe. Il peut également assurer des fonctions d’assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010).

Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l’animation d’une équipe. Il peut également assurer des fonctions d’assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010).Connaissances :Circuits administratifsOrganisation administrative et judiciaireOutils bureautiques et de communication Statut de la fonction publique et statuts particuliersOrganisation et procédures judiciaires Savoir être: Avoir le sens de l’organisationAvoir le sens des relations humaines  Faire preuve de discrétion, d’initiative et de rigueurAvoir une capacité d’adaptation Savoir anticiper  Le tribunal judiciaire de Lorient est situé rue Maître Pierre Esvelin 56 100 LORIENTIl regroupe sur 3 sites les magistrats et fonctionnaires des services judiciaires de l’arrondissement judiciaire de Lorient. Le site historique regroupe les services généraux et transversaux, le service pénal et le service civil 1 (contentieux généraux et spéciaux et affaires civiles de plus de 10 000 €). Le site de la Découverte (ancien tribunal d’instance) regroupe le service civil 2 (les affaires civiles inférieures à 10 000 €) et les services du juge des contentieux de la protection. Enfin, le site du conseil de prud’hommes comptant 3 fonctionnaires et 52 conseillers prud’hommes. Le secrétaire administratif est placé sous l’autorité du directeur de greffe et peut exercer ses fonctions à la cour d’appel, dans un tribunal judiciaire ou dans un tribunal de proximité.Il pourra être chargé des missions suivantes :- Assistance du directeur de greffe- Assurer un service support ou logistique- Assurer la gestion administrative des agents de la juridiction- Assurer des tâches de suivi budgétaire et comptable (cellule de gestion budgétaire/régie)- Gestion du service centralisateur des frais de justice- Assurer le traitement des dossiers d’aide juridictionnelle- Assurer des tâches de rédaction-  Participer à la mise en œuvre des textes de portée généraleVotre hiérarchie :Le/la directeur(trice) de greffe, le/la directeur(trice) de greffe adjoint(e )  et le/la directeur(trice) chef de service. Vos interlocuteurs métiers :Les directeurs des services de greffe judiciaires, les agents de greffe, les chefs de juridiction et magistrats de la juridiction, les secrétariats des chefs de juridiction et le directeur de greffe, les collaborateurs occasionnels du service public de la justice, les partenaires institutionnels, les services de l’État et les collectivités territorialesSavoir-faire :Appliquer les textes législatifs et règlementairesRédiger des projets de décisionOrganiser la charge de travailTravailler en équipeMaîtriser les techniques de classement et d’archivageMaîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physiqueExpériences professionnelles antérieures souhaitées :Une première expérience dans le domaine judiciaire est souhaitée. Des savoirs en matière d’organisation judiciaire et administrative sont recommandés ainsi que la connaissance des circuits administratifs et des partenaires institutionnels des juridictions. Sachant faire preuve de discrétion professionnelle et de loyauté, le secrétaire administratif devra avoir le sens de l’autonomie et du travail en équipe, savoir prendre des initiatives et rendre compte de son activité. La maitrise des écrits administratifs et des outils de communication est indispensable.Offres de formation associées à votre prise de posteDes formations théoriques pourront être mises en place et un accompagnement sur site par un collègue expérimenté sera organiséPerspectives d’évolution professionnelleSous réserve de remplir les conditions statutaire, possibilité d’une promotion de grade ou de corps par inscription sur une liste d’aptitude ou examen professionnel.Les activités du service :1-Secrétaire de direction :- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (agents, magistrats, vacataires et stagiaires)- Gérer la situation administrative des agents- Gérer l’agenda du directeur de greffe- Préparer les réunions- Élaborer des documents administratifs2-Gestion comptable et budgétaire :- Participer à l’élaboration de la demande budgétaire- Saisir les commandes et suivre leur exécution- Suivre la consommation et l’exécution de la dépense- Faire le bilan d’activité- Gérer la régie de la juridiction3-Logistique et support :- Gérer les réservations de salle d’audience, de véhicules de service- Gérer la remise des badges et cartes d’accès- Gérer les fournitures- Gérer le bâtiment 4-Service centralisateur des frais de justice :- Réceptionner, contrôler et enregistrer les mémoires de frais- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation Composition et effectifs du service : Variable selon le service d’affectation, avec un chef de service, des cadres-greffiers, des greffiers, des secrétaires administratifs, des adjoints administratifs, des adjoints techniques, des agents contractuels de catégorie A, B et C.Le tribunal judiciaire de Lorient est composé de 79 fonctionnaires, 16 agents contractuels et 32 magistrats.