Secrétaire administratif(ve) - secrétaire de direction TJ VANNES H/F

Vos activités principales

Vos activités principalesLe secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l’animation d’une équipe. Il peut également assurer des fonctions d’assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010).Connaissances :Circuits administratifsOrganisation administrative et judiciaireOutils bureautiques et de communication Statut de la fonction publique et statuts particuliersOrganisation et procédures judiciairesMaîtriser les règles de la comptabilité publiqueSavoir-être :Avoir le sens de l’organisationAvoir le sens des relations humaines  Faire preuve de discrétion, d’initiative et de rigueurAvoir une capacité d’adaptation Savoir anticiperComposition et effectifs du serviceVariable selon le service d’affectation, avec un chef de service, des cadres-greffiers, des greffiers, des secrétaires administratifs, des adjoints administratifs, des adjoints techniques, des agents contractuels de catégorie A, B et C.Le tribunal judiciaire est composé d’un effectif théorique de 20 magistrats et 66 fonctionnaires et contractuels : l’équipe de direction est composée d’un directeur de greffe, d’un directeur adjoint et un directeur des services de greffe judiciaires, de 10 cadres-greffiers, 23 greffiers, 3 SA, 23 adjoints administratifs et 2 adjoints techniques et 1 contractuel C et B. Le secrétaire administratif est placé sous l’autorité du directeur de greffe et peut exercer ses fonctions dans un tribunal judiciaire.Le secrétaire administratif qui assure des fonctions de secrétaire de direction peut être chargé de :A ce titre, il est principalement chargé de la gestion de l’agenda, l’organisation, la préparation et le suivi de réunions, de la gestion administrative et des ressources humaines des fonctionnaires/contractuels et du traitement du courrier. Il assure également le suivi ou la préparation des dossiers spécifiques relevant de la compétence du secrétariat d’un directeur de greffe (gestion budgétaire, gestion du bâtiment,…) :Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) :Matériel informatique, outils de gestion (RESANA, CHORUS…).Savoir planifier et respecter les délaisS’adapter aux différents interlocuteursFaire preuve de polyvalenceMaîtriser les nouvelles technologiesSavoir-faire :Appliquer les textes législatifs et règlementairesRédiger des projets de décisionOrganiser la charge de travailTravailler en équipeMaîtriser les techniques de classement et d’archivageMaîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physiqueExpériences professionnelles antérieures souhaitées :Expérience de même type en juridiction appréciée ou sur un poste de secrétaire de direction.Offres de formation associées à votre prise de poste :Formations d’adaptation à l’emploi proposées par le Service Administratif RégionalPerspectives d’évolution professionnelle :Sous réserve de remplir les conditions statutaire, possibilité d’une promotion de grade ou de corps par inscription sur une liste d’aptitude ou examen professionnel.1-Secrétaire de direction : Ø  Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (magistrats, fonctionnaires, contractuels et stagiaires)Ø  Gérer la situation administrative des agents de la juridictionØ  Gérer l’agenda du directeur de greffe Ø  Préparer les réunions et des dossiers y afférentsØ  Enregistrement et traitement du courrierØ  Élaborer des documents administratifs Ø  Diffusion des notes et circulaires2-Gestion comptable et budgétaire : Ø  Participer à l’élaboration de la demande budgétaire Ø  Saisir les commandes et suivre leur exécutionØ  Suivre la consommation et l’exécution de la dépense Ø  Faire le bilan d’activité3-Logistique et support : Ø  Gérer les réservations de salle d’audience, de véhicules de serviceØ  Gérer la remise des badges et cartes d’accèsØ  Gérer les fournitures Ø  Gérer le bâtiment Votre hiérarchieLe/la directeur(trice) de greffe.Vos interlocuteurs métiersLes fonctionnaires, contractuels, magistrats de la juridiction et auxiliaires de justice, le SAR de Rennes, les fournisseurs.