Secrétaire administratif(ve) - secrétaire de direction TJ LORIENT H/F

Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l’animation d’une équipe. Il peut également assurer des fonctions d’assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010).

Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l’animation d’une équipe. Il peut également assurer des fonctions d’assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010).Connaissances :Circuits administratifsOrganisation administrative et judiciaireOutils bureautiques et de communication Statut de la fonction publique et statuts particuliersOrganisation et procédures judiciairesSavoir être: Avoir le sens de l’organisationSavoir planifier et respecter les délaisAvoir le sens des relations humaines S’adapter aux différents interlocuteursFaire preuve de discrétion, d’initiative et de rigueurAvoir une capacité d’adaptationSavoir anticiperLe tribunal judiciaire de Lorient est situé rue Maître Pierre Esvelin 56 100 LORIENTIl regroupe sur 3 sites les magistrats et fonctionnaires des services judiciaires de l’arrondissement judiciaire de Lorient. Le site historique regroupe les services généraux et transversaux, le service pénal et le service civil 1 (contentieux généraux et spéciaux et affaires civiles de plus de 10 000 €). Le site de la Découverte (ancien tribunal d’instance) regroupe le service civil 2 (les affaires civiles inférieures à 10 000 €) et les services du juge des contentieux de la protection. Enfin, le site du conseil de prud’hommes comptant 3 fonctionnaires et 52 conseillers prud’hommes. Le secrétaire administratif est placé sous l’autorité du directeur de greffe et peut exercer ses fonctions à la cour d’appel, dans un tribunal judiciaire ou dans un tribunal de proximité.Le secrétaire administratif qui assure des fonctions de secrétaire de direction peut être chargé de :- L’assistance du président /premier président de la juridiction- L’assistance du procureur de la République / procureur général de la juridiction- L’assistance du directeur de greffeA ce titre, il est principalement chargé de la gestion de l’agenda, l’organisation, la préparation et le suivi de réunions, de la gestion administrative et des ressources humaines des magistrats ou fonctionnaires/contractuels et du traitement du courrier. Il assure également le suivi ou la préparation des dossiers spécifiques relevant de la compétence du secrétariat d’un chef de juridiction (tableau des permanences, ordonnance sur requête, ordonnance de roulement…), ou du secrétariat d’un directeur de greffe (gestion budgétaire, gestion du bâtiment,…).Votre hiérarchie :Le/la directeur(trice) de greffe, le/la directeur(trice) de greffe adjoint(e )  et le/la directeur(trice) chef de service. Vos interlocuteurs métiers :Les directeurs des services de greffe judiciaires, les agents de greffe, les chefs de juridiction et magistrats de la juridiction, les secrétariats des chefs de juridiction et le directeur de greffe, les collaborateurs occasionnels du service public de la justice, les partenaires institutionnels, les services de l’État et les collectivités territorialesSavoir-faire :Appliquer les textes législatifs et règlementairesRédiger des projets de décisionOrganiser la charge de travailTravailler en équipeMaîtriser les techniques de classement et d’archivageMaîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physiqueExpériences professionnelles antérieures souhaitées :Une expérience antérieure dans un secrétariat de directeur de greffe ou de chef de juridiction/chef de cour, ou au sein d’un service des ressources humaines d’un SAR est vivement souhaitée. Une expérience en matière budgétaire est également souhaitée.Offres de formation associées à votre prise de posteDes formations théoriques pourront être mises en place. Une formation pratique auprès d’un collègue expérimenté d’une autre juridiction pourra également être organisée.Perspectives d’évolution professionnelleSous réserve de remplir les conditions statutaire, possibilité d’une promotion de grade ou de corps par inscription sur une liste d’aptitude ou examen professionnel.Les activités du service :1-Secrétaire de direction : - Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (magistrats, fonctionnaires, contractuels et stagiaires)- Gérer la situation administrative des magistrats (siège ou parquet) ou des agents de la juridiction- Gérer l’agenda du président / premier président ou du procureur de la République / procureur général ou du directeur de greffe - Préparer les réunions et des dossiers y afférents- Enregistrement et traitement du courrier- Élaborer des documents administratifs - Diffusion des notes et circulaires2-Gestion comptable et budgétaire :- Participer à l’élaboration de la demande budgétaire - Saisir les commandes et suivre leur exécution- Suivre la consommation et l’exécution de la dépense - Faire le bilan d’activité3-Logistique et support : - Gérer les réservations de salle d’audience, de véhicules de service- Gérer la remise des badges et cartes d’accès- Gérer les fournitures - Gérer le bâtiment Composition et effectifs du service : Variable selon le service d’affectation, avec un chef de service, des cadres-greffiers, des greffiers, des secrétaires administratifs, des adjoints administratifs, des adjoints techniques, des agents contractuels de catégorie A, B et C.Le tribunal judiciaire de Lorient est composé de 79 fonctionnaires, 16 agents contractuels et 32 magistrats.