Secrétaire Administratif(ve) - Responsable du GREFFE H/F

Attributions et tâches quotidiennes

Attributions et tâches quotidiennes·         Réalise les statistiques du Greffe·         Consulte les consignes particulières et les notes de service·         Contrôle l’effectif des personnes écrouées·         Contrôle les mouvements prévus la veille pour le lendemain·         Vérifie les titres de détention·         Vérifie les fiches d’écrou·         Assure les formalités d’écrou des entrants et des sortants conformément aux explications de la note de service en vigueurLe responsable du Greffe remplit des missions d’encadrement des agents de ce service :  personnels de surveillance et personnels administratifs. Le service est rattaché à la cheffe d’établissement.Il est le garant du respect des procédures d’écrou et supervise, de manière plus générale, le travail des agents (écrou, application des peines, etc.).Il est sollicité pour mener des projets de service, assure la mise en œuvre de la politique pénale, est le principal interlocuteur de la direction et des autorités judiciaires à ce titre. Il assure le suivi RH des personnels placés sous sa responsabilité et organise leur planning afin d’assurer la continuité du service. ·         Procède à l’enrôlement biométrique des arrivants·         Vérifie la bonne exécution des transmissions (voies de recours, décisions de mise en liberté ...)Vérifie que les détenus libérables ne sont pas détenus pour autre cause·         Diffuse les notices individuelles des personnes détenues, par courriel aux services concernés·         Transmet les rôles d’audience au pôle « Téléphonie / Vaguemestre / Systèmes d’informations »·         Contrôle les fichiers (FIJAIT et FIJAIS)·         Assure une communication soutenue avec les autorités judiciaires, les avise notamment des transferts des personnes détenues si concernées·         Effectue le double contrôle des dossiers·         Contrôle et assure la bonne application des protocoles conclus avec les partenaires extérieurs·         Il est le référent du respect des règles pénitentiaires européennes au sein de son service·         Il est en charge des auto-contrôles préconisés par la Mission de Contrôle InterneCette liste de tâches n’est pas exhaustive.Contrôles de sécurité à effectuer·         Contrôle des registres et consignes particulières·         Contrôle de la légalité des titres de détention·         Contrôle de la liste des libérables et des différentes listes greffe·         Contrôle des entrants et sortants de la veilleMoyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) : ordinateur fixe.Il travaille 35 heures hebdomadaires selon les horaires suivants : horaire d’ouverture du service 8h - 18h30 dont plage fixe 9h - 11h / 13h - 15h.Il prend ses congés en binôme avec son adjoint.Le SA responsable du Greffe assure le contrôle des écrous et levées d’écrou effectués par les surveillants du pôle écrou, la légalité des titres de détention, mais aussi la bonne exécution de ces tâches par les gradés chefs de poste en dehors des horaires d’ouverture du Greffe. Il engage sa responsabilité à ce titreIl effectue, secondé par l’adjoint, le double contrôle obligatoire des dossiers greffe.Il encadre les personnels du greffe et les relaie dans le contact avec l’autorité judiciaire.Il assure le lien entre le Greffe et la détention, s’assurant de la transmission de toutes les informations nécessaires aux responsables de bâtiment, aux chefs de poste et à la direction le cas échéant.Il tient à jour toute la base documentaire de son service : fiches de postes, fiches réflexes, base documentaire M3P etc.Il est enfin un interlocuteur privilégié des autorités judiciaires, administratives et de la DISP pour toute question relevant de son service.Votre hiérarchie : la Direction de l’établissement