SECRETAIRE ADMINISTRATIF(VE) POLE IMMOBILIER - SAR DE LA COUR D'APPEL DE MONTPELLIER H/F

Vos activités principales :

Vos activités principales :A - Gestion du secrétariat du service·  Délégation de suivi des contrôles mensuels et enregistrement des messages sur le réseau, classement·  Création de tableur divers pour suivi·  Travail de coordination des demandes entre les responsables du service*  Gestion de Ia boite structurelle suivante : sec.immo.sar.ca-montpellier@justice.fr.B - Gestion administrative et budgétaireConnaissances- Circuits administratifs- Organisation administrative et judiciaire- Outils bureautiques packs OFFICE & OPEN OFFICE - CHORUSPATRIMMO - OSFI- Outils de communication- Règles générales budgétarise et comptables- Connaissances générales immobilières & marchés publicsSavoir-faire- Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi - Appliquer les textes législatifs et réglementaires ·  Saisine de toutes les demandes d'achat du pôle  immobilier dans CHORUS formulaires ainsi que traitement des devis en matière multi-techniques·  Après vérification des justificatifs, réalisation des services faits dans CHORUS et information de mises en paiement (ou pas] dans le tableau budgétaire du pôle (forfaitaire et hors forfaitaires)·  Enregistrement des commandes dans le tableau de bord des dépenses du pôle immobilier·  Suivi de la facturation des commandes du p6le (extraction et vérification des factures, réponses aux entreprises en matière de facturation...·  Gestion des titres de recettes des tribunaux de commerce·  Gestion des archives du service·  Participer 2 l'élaboration des demandes budgétaires en matière immobilière (création tableaux...)C - Gestion immobilière et fluides·  Gestion interne du logiciel PATRIMMO: enregistrement des documents relatifs à la gestion immobilière des bâtiments du ressort, participation aux campagnes de collecte d’informations, etc. En collaboration avec le technicien immobilier du service pour les rapports de maintenance·  Gestion des contrôles réglementaires périodiques en lien avec le technicien de maintenance du SAR : planification des contrôles dans les sites du ressort, enregistrement des rapports, suivi des différents tableurs etc.· Fluides: gestion interne du logiciel << OSFI », enregistrement sur le réseau des facturations et tableur de consommation pour les différents fluides·  Participation aux réunions en lien avec les outils de gestion immobilière (PATRIMMO, OSFI...)· Gestion administrative des attestations d‘assurance des tiers occupants.· Suivi du marché de nettoyage et des tableurs y afférents, participation aux réunions trimestrielles, contrôle de nettoyage mensuel dans les locaux du SAR- Mise en place tableaux de suivi- Collecter données utiles pour recensements immobiliers- Maîtrise techniques d'archivage et classement- Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptationSavoir-être - Sens des relations humaines- Sens de l'organisation- Être à l'écoute et réactif- Être autonome- Travailler en équipe- Discrétion professionnelleInformations complémentairesOrganisation de travail : selon la charte des temps du SARRestauration : accès au restaurant administratifAccessibilité en transport / Parking : gare SNCF et station de tram de proximité