Secrétaire administratif - Tribunal judiciaire de Lons-le-Saunier - secrétariat procureur République H/F

Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (Chancellerie, Cour d'appel, Préfecture, services d'enquête)

Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (Chancellerie, Cour d'appel, Préfecture, services d'enquête)Gérer les agendas notamment celui du procureur de la République et prendre en charge les aspects logistiques (organisation, frais de déplacement)Préparer les réunionsÉlaborer des documents administratifs : Procès-verbaux de l'assemblée générale des magistrats du parquet - Astreintes des magistrats du parquet - Rapport du Ministère public - Comptes-rendus de réunions - Tenue des dossiers et notation des OPJ - Etablissement et diffusion des réquisitions police-gendarmerie - Délivrance des permis de communiquer aux avocats et des permis de visite aux particuliers - Réponses aux courriers divers du procureur de la République - Établissement et diffusion des plannings des permanences semaine, week-end et jours fériés - Rédaction et diffusion de communiqués de presseCet emploi est ouvert uniquement aux fonctionnaires.ConnaissancesCircuits administratifsOrganisation administrative et judiciaireOutils bureautiquesOutils de communicationStatut général de la fonction publique et statuts particuliersApplicatifs métiersFinances publiquesRègles budgétaires et comptablesProcédure civileProcédure pénaleSavoir-faireAlimenter les tableaux de bord et statistiquesAppliquer les textes législatifs et réglementairesMaîtriser les nouvelles technologiesMaîtriser les rédactions particulières à l’emploiMaîtriser les techniques d’accueil physique et téléphoniqueMaîtriser les techniques de classement et d’archivageOrganiser sa charge de travailTravailler en équipeAssurer la veille juridiqueLe tribunal judiciaire de LONS-LE-SAUNIER est une juridiction de groupe 3 d’un total de 65 personnels de greffe répartis entre trois structures : le siège du tribunal judiciaire à LONS-LE-SAUNIER (48 personnels de greffe répartis sur deux sites Pasteur et Anne Frank) et les deux chambres de proximité (DOLE avec 14 fonctionnaires et SAINT-CLAUDE avec 2 fonctionnaires).Le service du secrétariat est situé au siège du tribunal judiciaire sur le site Pasteur. Gérer différents dossiers : Demandes d’enquêtes (de moralité et TAJ) pour les officiers ministériels - Gestion des dossiers relatifs aux décorations et distinctions - Gestion des rapports d’appel et de pourvoi - Gestion des affaires signalées avec la Cour d’appel - Gestion des requêtes et recours contre les classements sans suite - Gestion des dossiers d’entraides pénales - Gestion des dossiers administratifs des délégués du procureur de la République - Gestion des conventionsGestion du secrétariat parquet (relations avec le parquet général) via notamment le logiciel ESABORA ASProcéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiersSuivi des dossiers d’instruction au règlementGestion en l’absence de la titulaire :  Relevé de la boîte mail, gestion du courrier et prise des appels téléphonique - Traitement des urgences notamment ordonnances de protection, interdictions de sortie du territoire, mariages in extremis, mariages arrangés.Gestion en l’absence de la titulaire :  Relevé de la boîte mail, gestion du courrier et prise des appels téléphonique - Traitement des urgences en fonction des demandes du président.Gestion en l’absence de la titulaire :  Relevé de la boîte mail, gestion du courrier et prise des appels téléphonique - Traitement des urgences en fonction des demandes de la direction de greffe.En fonction du nombre de postes de SA pourvus et des effectifs globaux et de l’organisation de la juridiction, d’autres missions peuvent être confiées à titre de titulaire ou suppléant : régie, service centralisateur, service de l’aide juridictionnelle, recouvrement de l’aide juridictionnelle.Savoir-êtreSens de l’organisationSens des relations humainesEtre à l’écouteEtre autonomeEtre réactifFaire preuve d’initiativeFaire preuve de capacité d’adaptationFaire preuve de discrétionSavoir anticiperEtre extrêmement vigilantFaire preuve d’une extrême rigueurVotre hiérarchieLe supérieur hiérarchique de tous les fonctionnaires du greffe est la directrice de greffe avec parfois un chef de service comme intermédiaire.Le secrétariat fait partie des services communs qui sont gérés directement par la directrice de greffe.Vos interlocuteurs métiersLa procureure de la République et les parquetiersLe parquet généralLes juridictions du ressortLes auxiliaires de justiceLes partenaires institutionnelsVos activités principalesLe secrétaire de direction d'un tribunal judiciaire assure le secrétariat (à titre de titulaire ou de suppléant) d'un ou des deux chefs de juridiction (président et procureur de la République) et/ou du directeur de greffe ou d’autres missions telles la régie (à titre de titulaire ou de suppléant), le service centralisateur, le service de l’aide juridictionnelle, le recouvrement de l’aide juridictionnelle.Le TJ de LONS-LE-SAUNIER, juridiction de groupe 3, comptabilise 3 postes de secrétaire mais un seul poste sera pourvu au 01/09/26 (poste de secrétaire président/direction de greffe) susceptible par ailleurs de devenir vacant par la suite.Les secrétaires forment un trinôme et sont amenés à se suppléer en cas d’absence sur leurs différentes missions et à suppléer également l’agent chargé du service civil du parquet et du courrier extérieur.le poste de secrétaire de la procureure de la République et du parquet est à pourvoir en priorité.