SECRETAIRE ADMINISTRATIF-TJ AUXERRE H/F

Le tribunal judiciaire d’Auxerre est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale, compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction. Il est composé d’un bâtiment principal renfermant l’essentiel de l’activité civile et pénale. Le bâtiment annexe est dédié à l’activité sociale (conseil de prud’hommes et pôle social).

La juridiction est composée de 63 personnels de greffe titulaires et contractuels et de 21 magistrats
Description du poste
Vos activités principales

Le/la secrétaire administratif(ve) assure des tâches administratives d’application. Il peut exercer des tâches d’enregistrement et de suivi de dossiers, de rédaction, de comptabilité, de contrôle et d’analyse ou avoir des attributions relatives à la gestion administrative et financière des ressources humaines.

Activités principales (variable selon le poste d’affectation au sein du tribunal) :

1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable
Assurer les fonctions de régisseur d’avance et de recettes
Préparer les engagements comptables
Saisir les commandes et suivre leur exécution
Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait
Traiter les demandes de paiement et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable
Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs
Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité

1-2 Gestion du service centralisateur des frais de justice
Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
Gérer les engagements juridiques hors marché
Créer et modifier les tiers dans Chorus
Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord
Gérer les recours

1-3 Gestion de la cellule budgétaire
Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire
• Gérer les constatations de service fait
• Suivre la consommation et l’exécution de la dépense
• Participer à l’élaboration des demandes budgétaires

1-4 Gestion d’un bureau d’ordre ou gestion administrative au sein d’un service :

Prise en charge et préparation des dossiers
Enrôlement des affaires, préparation du dossier, convocations, délivrance de copies, tri
Courrier : compostage, tri et orientation du courrier dans les différents cabinets
Accueil : physique, téléphonique et électronique du service
Prise en charge des notifications des décisions pour réduire les délais de transmission
Recherche d’information dans les applicatifs
Suivi des dossiers
Préparation des trames de courrier

1-5 Gestion d’un secrétariat :• Constitution et classement des documents dans les dossiers• Constitution de la prise en charge administrative et financière• Suivi des congés et autorisations d’absence• Élaboration des documents relatifs aux personnels selon consignes (prise de fonction…)• Remise des documents nécessaires à l’exercice des missions (frais de déplacements, carte professionnelle, …)•Gestion des comptes épargne tempsLe tribunal judiciaire d’Auxerre est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale, compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction. Il est composé d’un bâtiment principal renfermant l’essentiel de l’activité civile et pénale. Le bâtiment annexe est dédié à l’activité sociale (conseil de prud’hommes et pôle social).    La juridiction est composée de 63 personnels de greffe titulaires et contractuels et de 21 magistrats •Gestion des états de vacations pour les permanences•Gestion et suivi des dossiers des contractuels : juriste-assistant, chargé de mission, assistants de justice (contrat, congés, présentiel, vacations…)•Prise en charge des stagiaires : prise de contact, convention de stage, suivi du stagiaire sur le plan administratif, préparation de la planification, tutorat des stagiaires•Réception du courrier, compostage, enregistrement et suivi et classement•Accueil et renseignement des différents interlocuteurs•Gestion de la boite mail du service•Gestion des agendas et prise en charge des aspects logistiques (réservation de salle, visio-conférence, …)•Élaboration, dactylographie et mise en page des documents (ordonnance de roulement, tableaux d’audience etc…)•Organisation et suivi du plan de classement du service•Gestion des archives du service•Préparation et organisation des audiences solennelles, les assemblées générales, commissions diverses, préparation PV d’installation des magistrats et fonctionnaires,•Préparation des habilitations à conduire les véhicules de service tous corps confondus1-6 Gestion d’un accueil :      accueil physique des justiciables (renseignements de premier niveau, orientation des justiciables en fonction des motifs de leurs venues)      prise en charge du standard téléphonique (renseignements de premier niveau, orientation des justiciables en fonction de la demande)      prise en charge de la boite mail de l’accueil      préparation d’actes en fonction des missions confiées à l’accueil/SAUJ (dépôt d’actes, renonciation à successions, dépôt de testament, permis de visite, prise de RDV nationalités…)      tâches administratives ou techniques confiées à l’accueil (registres, tri et/ou affranchissement du courrier, gestion des expéditions de colis, réservations de salles/véhicules de services…)ConnaissancesApplicatifs métiersCircuits administratifsOrganisation judiciaire et administrativeOutils bureautiquesStatut général de la fonction publique et statuts particulierSavoir-êtreAvoir le sens de l’organisation Faire preuve de polyvalenceAvoir le sens des relations humaines Faire preuve de discrétionEtre autonome Etre réactifFaire preuve d’initiative Faire preuve de capacité d’adaptationSavoir anticiper   Savoir-faireAlimenter les tableaux de bordDonner une information juridique ou procéduraleMaîtriser les techniques d’accueilMaîtriser les techniques de classement et d’archivageMaîtriser les nouvellesL’activité s’exerce sur deux sites : un site principal, place du palais regroupant les principales activités civiles, pénales et administratives. Le second site situé à une cinquantaine de mètres abrite l’activité du greffe social (pôle social et conseil de prud’hommes). Une partie de l’encadrement des personnels se fait donc sur site distant.