SECRETAIRE ADMINISTRATIF - Service Administratif Régional de Rouen H/F
Description des missions
Vos missions
Profil recherché
Vos missions1- Tâches principales :1-1 Accueil et renseignements :- Accueil téléphonique et renseignements des prestataires et des auxiliaires de justice ;- Aide des prestataires en cas de difficultés sur Chorus Pro.1-2 Traitement du courrier et des mails 1-3 Contrôle et certification des mémoires :- Réceptionner les mémoires dans Chorus formulaire ;Connaissances:- Maîtriser les applicatifs métier Chorus formulaire, chorus cour et chorus DT ;- Maîtriser les circuits administratifs ;- Connaître les règles de gestion des frais de déplacement,- Outils bureautiques- Règles budgétaires et comptables- Règlementation des marchés publics- Connaître l'organisation administrative et judiciaire.Le Service Administratif Régional (SAR) assiste les cheffes de cour dans leurs missions administratives et dans l’élaboration de leur politique de gestion du ressort. Ce dernier se compose de pôles : ressources humaines, budgétaire, immobilier, informatique, formation.Composition et effectifs du service :Le SAR de Rouen se compose d’une équipe de 60 personnes : - Les contrôler au vu de la règlementation sur les frais de justice et des pièces justificatives déposées par les prestataires sur Chorus Pro ;- Certifier ou rejeter les mémoires.1-4 Créer et modifier les tiers dans Chorus.1-5 Gérer les recours1-6 Elaboration des statistiques et suivi de l’activité :- Recenser les données statistiques en alimentant des tableaux de bord (mensuels, trimestriels, annuels) ;- Gérer le suivi du stock et alerter en cas de nécessités.1-7 Classement et archivage des dossiers.2- Tâches annexes :2-1 Formation des nouveaux arrivants ;2-2 Création et mise à jour de la documentation (modes opératoires, fiches pratiques…) ;2-3 Suivi de l’actualité législative et réglementaire : veille juridique et mise à jour des documents de référence.Savoir-faire:- Alimenter les tableaux de bord et statistiques- Assurer la veille juridique- Appliquer les textes législatifs et réglementaires ;- Donner une information juridique et/ou procédurale- Utiliser les outils bureautiques ;- Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi ;- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique- Savoir organiser sa charge de travail ;- Savoir rendre compte ;- Savoir travailler en équipe.Savoir-être :- Avoir le sens de l'organisation ;- Avoir le sens des relations humaines ;- Être à l'écoute ;- Être autonome ;- Faire preuve de polyvalence ;- Faire preuve de capacité d'adaptation ;- Faire preuve de discrétion.- Savoir anticiper- 1 directeur régional,- 14 Directeurs des Services de Greffe Judiciaires dont 10 responsables de gestion, 2 directeurs placés, 1 chargé de mission,- 2 techniciens immobiliers (un cat. A et un Cat. B),- 2 cadres greffiers placés- 11 greffiers placés- 2 greffiers ATN- 16 secrétaires administratives,- 4 adjoints administratifs dont 1 agent placée,- 2 adjoints techniques,- 7 agents contractuelsVotre hiérarchie :Le Directeur délégué à l’administration régionale judiciaire du SAR de Rouen.La responsable de gestion budgétaire du BOP de Normandie, cheffe du bureau budgétaire.Le ou la responsable de gestion budgétaire de l’UO de Rouen, chef du service.Vos interlocuteurs métiers :Les juridictions, le pôle Chorus, les prestataires et auxiliaires de justice.Vos activités principales :Le secrétaire administratif sera affecté au service centralisateur régionalisé des frais de justice du SAR de Rouen. Il aura en charge la gestion d’une partie des mémoires de frais d’enquêtes judiciaires des juridictions du ressort avec les missions suivantes :- Les mémoires de frais d’enquêtes judiciaires tarifés ;- Les mémoires de frais d’enquêtes judiciaires non tarifés d’un montant inférieur à 1500 euros ;- A l’exclusion des mémoires de frais d’enquêtes judiciaires portant sur la conservation des pièces à conviction.