Secrétaire administratif – Responsable de l'économat H/F

Sous la responsabilité du responsable de la gestion budgétaire, le titulaire du poste a en particulier en charge les acticités suivantes :

Sous la responsabilité du responsable de la gestion budgétaire, le titulaire du poste a en particulier en charge les acticités suivantes :-            Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de l'année N+ 1, au dialogue de gestion avec les autorités de tutelle et à la répartition du budget opérationnel par antenne (collecte et vérification des prévisions des consommations de crédits) ;-           Participation à la politique d'achats inscrite dans le respect du cadre réglementaire (application des marchés publics) et des plans d'économies structurelle ;Le service gestionnaire financier du SPIP 13 assure, sous l’autorité de l’Attaché, la gestion du budget alloué au SPIP13 (2 300 000,00M€) , met en œuvre la politique d’ achats de l’administration pénitentiaire et constitue l’interface entre les différents acteurs de la chaîne de la dépense - services prescripteurs (antennes), Centre de services partagés (CSP) du secrétariat général, service facturier du ministère.Il est à ce titre en charge, notamment, de la gestion informatisée des opérations de gestion dans l’outil Chorus. -           Exécution de la dotation budgétaire allouée au Siège et aux antennes et proposition de réajustements des ventilations budgétaires ;-           Collecte et contrôle de la régularité budgétaire à l’aide des tableaux de suivi locaux et des restitutions Chorus ;-           Création et validation des demandes d’achat (DA), vérification des imputations budgétaires et de la validation des services faits pour mise en paiement ;-           Suivi de l’exécution budgétaire du fonctionnement courant, marchés publics : analyse de la consommation et des besoins (suivi comptable des engagements juridiques, traitement des factures, vérification de la disponibilité des crédits - vérification des dépenses dans Chorus Formulaire et Chorus Cœur avec analyse des restitutions budgétaires) ; -           Contrôle de cohérence régulier (demande des écritures correctrices, création et gestion des tiers fournisseurs, traitement des charges à payer, intérêts moratoires, vérification des engagements marchés) ;-           Contrôle quotidien des dépôts de factures sur Chorus ;-           Contrôle de la gestion des parcs spécifiques : parc automobile (kilométrage, sinistres, contraventions), dotations bureautiques (téléphones et PC portables) ;-           Soutien technique des Antennes dans la mise en œuvre de la politique d'achats ;-            Pilotage des travaux d’intendance : saisine des prestataires de la maintenance des bâtiments et équipements, suivi des marchés travaux Préfecture ;-           Participation aux actions liées au développement durable-           Gestion des états de frais de déplacement-           Participation aux réunions et groupes de travail institutionnels, …-           Rédaction de projets, notes et courriers -           Encadrement et management des adjoints administratifs placés sous son autorité.Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) :PC portable, téléphone portableLogiciels utilisés : Chorus-cœur et Chorus-formulaires, Chorus-DT, Origine, Harmonie, EstèveLe service est composé de trois agents dont le secrétaire administratif responsable du service.Composition et effectifs du service :Trois agents dont le secrétaire administratif est le responsable du serviceVotre hiérarchie :DFSPIP et son adjointAttaché d’AdministrationVos interlocuteurs métiers :DISP : DBF (service Fac, marchés publics…), DAEB du Secrétariat général