Secrétaire administratif Justice de proximité au tribunal judiciaire de Pontoise H/F

Le secrétaire administratif assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d’application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d’analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté au sein d’un/des service(s) support(s) présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion…).

Le secrétaire administratif assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d’application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d’analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté au sein d’un/des service(s) support(s) présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion…).ConnaissancesConnaissance de l'organisation judiciaireConnaissance des circuits administratifsConnaissance de la gestion immobilière et des marchés publicsStatut général de la fonction publique et des statuts particuliersOutils bureautiquesSavoir-êtreAvoir le sens de l'organisationEtre autonomeFaire preuve de discrétionAvoir le sens des relations humainesSavoir anticiperEtre réactif et savoir prendre des initiativesTravailler en équipeSavoir rendre compteLe tribunal judiciaire de Pontoise se compose de plusieurs sites dont le siège est situé à Pontoise ainsi que des chambres détachées (tribunaux de proximités) localisées à Gonesse, Montmorency et Sannois. La juridiction compte environ 400 agents (magistrats, fonctionnaires et contractuels) travaillant au sein des différents pôles pénal, civil, de proximité et support.Le tribunal judiciaire de Pontoise est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction. Il s’agit d’un tribunal de premier groupe de la région parisienne connaissant une forte activité. 1- Direction/ Administration/ Gestion 1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable- Assurer les fonctions de régisseur d’avance et de recettes- Préparer les engagements comptables- Saisir les commandes et suivre leur exécution- Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait- Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable- Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs- Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité1.2 Gestion du service centralisateur des frais de justice- Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation- Gérer les engagements juridiques hors marché- Créer et modifier les tiers dans Chorus- Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord- Gérer les recours1-3 Gestion de la cellule budgétaire- Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire- Gérer les constatations de service fait- Suivre la consommation et l’exécution de la dépense- Participer à l’élaboration des demandes budgétaires1-4 Gestion immobilière :- Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment- Programmer et suivre les interventions - Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus- Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle qualité- Saisir et suivre les demandes d'intervention sur l'applicatif AMBAZ - Participer à l’analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux1-5 Gestion des archives - Enregistrer le courrier, en assurer le suivi- Gestion du planning de service - Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion- Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service- Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales - Gestion du planning d’accueil des mairies et généalogistes - Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord- Assurer un suivi des marchés tri des archives (ARCHIVECO) et d’externalisation des archives (SGA)1-6 Secrétariat de direction- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs- Gérer les agendas ....Savoir-faireOrganiser sa charge de travail et prioriserMaîtriser les rédactions particulières à l'emploiMaîtriser de l'outil informatiqueMaîtriser des techniques de classement et d’archivageAppliquer les textes législatifs et règlementaires Connaissance de l'applicatif métier AmbazEffectifs de 400 agents (295 fonctionnaires et 103 magistratsVotre hiérarchie : La directrice de greffe et par délégation le chef de serviceVos interlocuteurs métiers :Les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnels