Secrétaire administratif, Justice de proximité au tribunal judiciaire de Nanterre H/F

1- Direction/ Administration/ Gestion

1- Direction/ Administration/ Gestion1-1 Dans le service de la régie :- Assurer les fonctions de régisseur d’avance et de recettes- Préparer les engagements comptables- Saisir les commandes et suivre leur exécution- Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait- Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable- Renseigner les services gestionnaires et les fournisseursConnaissancesApplicatifs métiersCircuits administratifsOrganisation judiciaire et administrativeOutils bureautiques à dispositionStatut général de la fonction publique et statuts particuliers, Connaissance des services de la juridictionSavoir-faireAppliquer les textes législatifs et réglementairesOrganiser sa charge de travailMaîtriser les nouvelles technologiesTravailler en équipeMaîtriser les rédactions particulières à l'emploiLe tribunal judicaire de Nanterre dont le ressort correspond au département des Hauts de Seine, est le 2ème de France en matière civile et le 3ème en matière pénale. Il est amené à connaître de contentieux importants en raison des nombreux sièges sociaux installés sur le site de la défense.Il est composé de 440 fonctionnaires dont 140 sont affectés dans les 7 tribunaux de proximité et 2 CPH du département et de 150 magistrats. - Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité1.2 Dans le service centralisateur des frais de justice :- Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation- Gérer les engagements juridiques hors marché- Créer et modifier les tiers dans Chorus- Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord- Gérer les recours1-3 Dans la cellule budgétaire :- Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire- Gérer les constatations de service fait- Suivre la consommation et l’exécution de la dépense- Participer à l’élaboration des demandes budgétaires1-4 Dans le service immobilier :- Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment- Programmer et suivre les interventions- Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus- Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle qualité- Saisir et suivre les demandes d'intervention- Participer à l’analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux1-5 Dans le service des archives :  - Enregistrer le courrier, en assurer le suivi- Gestion du planning de service- Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion- Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service- Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales- Gestion du planning d’accueil des mairies et généalogistes- Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord1-6 Au secrétariat de direction :- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs- Gérer les agendas- Préparer et participer à des réunions- Élaborer des documents administratifs- Rédactions de notes, courriers et courriels- Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers- Assister le directeur ou les chefs de juridiction dans leurs fonctions et dans leurs attributions propres- En conseil des prud’hommes la gestion financière des conseillersSavoir-êtreSens des relations humainesSens de l'organisationFaire preuve d'autonomieFaire preuve de discrétionFaire preuve de polyvalenceSavoir gérer et prioriser les urgencesExpériences professionnelles antérieures souhaitées : Oui Offres de formation associées à votre prise de poste : Oui selon les besoinsPerspectives d’évolution professionnelle : SACS - SACE - AAELe secrétaire administratif justice de proximité assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d’application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d’analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté dans l’un des services des service(s) support(s) présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion, secrétariat de direction…).Les activités du serviceComposition et effectifs du service Selon l’affectation.Votre hiérarchieChef de service - Directeur de greffe - Directrices de greffe adjointesVos interlocuteurs métiersChefs de services - SAR