Secrétaire administratif (ive) TJ Albertville - secrétaire de direction H/F

Organisation et tenue des dossiers du secrétariat (papiers et informatiques)

• Organisation du classement papier et de l’arborescence des dossiers dans GEC Sec
• Elaboration et mise à jour d’outils informatiques internes
• Elaboration de documents : livret d’accueil, charte des temps, règlement intérieur, charte des temps, organigrammes ....
• Elaboration de modes opératoires pour le secrétariat et la gestion des ressources humaines
• Mise à jour de la signalétique des bureaux
• Tenue de registres : minutier du directeur de greffe, minutier du CPH, Mariannes, conventions, courriers, diffusions, codes alarme,
  clés, badges d’accès
• Gestion du courrier reçu et envoyé

RESSOURCES HUMAINES

• Gestion administrative de 59 personnes
• Création et tenue des dossiers papier et informatique
• Suivi des dossiers dans HARMONIE et LOLFI
• Gestion du logiciel de la pointeuse ZEUS-x :
• Traitement des dossiers de congé maternité, congé parental, de congé maladie, CLM, CLD
• Traitement des demandes de temps partiels, de télétravail
• suivi des CET, heures supplémentaires, vacations

Organisation et tenue des dossiers du secrétariat (papiers et informatiques) - Organisation du classement papier et de l’arborescence des dossiers dans GEC Sec - Elaboration et mise à jour d’outils informatiques internes - Elaboration de documents : livret d’accueil, charte des temps, règlement intérieur, charte des temps, organigrammes ....- Elaboration de modes opératoires pour le secrétariat et la gestion des ressources humaines - Mise à jour de la signalétique des bureaux - Tenue de registres : minutier du directeur de greffe, minutier du CPH, Mariannes, conventions, courriers, diffusions, codes alarme, clés, badges d’accès - Gestion du courrier reçu et envoyéRESSOURCES HUMAINES- Gestion administrative de 59 personnes - Création et tenue des dossiers papier et informatique - Suivi des dossiers dans HARMONIE et LOLFI - Gestion du logiciel de la pointeuse ZEUS-x :- Traitement des dossiers de congé maternité, congé parental, de congé maladie, CLM, CLD - Traitement des demandes de temps partiels, de télétravail - suivi des CET, heures supplémentaires, vacations   - dossiers retraites- gestion ds arrivées et départs Vérification des éléments indispensables à la création du dossier : date arrivée/départ, fonction, service, bureau… - Création des dossiers papier et informatique - Etablissement des documents nécessaires à la prise de poste : fiche de renseignements, demande d’habilitation de conduire un véhicule personnel, demande de carte professionnelle - Création de la fiche dans « Suivi du personnel » et dans la pointeuse Zeus-x - Ouverture d’un ticket TID pour attribution d’une ligne téléphonique - Mise à jour de l’annuaire - Mise à jour de la signalétique et de la liste Sécurité incendie - Accès informatiques : élaboration de la fiche de recensement, transmission au SAR et mise à jour des tableaux de suivi, puis création des comptes dans les différents logiciels attribués - Préparation des clés et badges (attribution, programmation, mise à jour des fichiers) - Attribution d’une Marianne, d’un code alarme et de la NBI selon le statut - Mise à jour des fichiers des coordonnées du personnel, des véhicules et des contacts Outlook - Elaboration des PV d’installation ou de prise de fonction - Accueil des personnes, remise de documents et explication sur le fonctionnement de la juridiction