SECRETAIRE ADMINISTRATIF -H/F - gestionnaire (agent de catégorie B)

Le gestionnaire assiste la directrice déléguée à l’administration régionale judiciaire dans la gestion quotidienne de son travail. Il assure des tâches administratives d’application ainsi que de rédaction. Le gestionnaire aura également la charge d’intervenir, au besoin sur le volet formation (suivi budgétaire, tableaux de bord et statistiques) ou budgétaire (frais de déplacement, réservations aériennes...).

Le gestionnaire assiste la directrice déléguée à l’administration régionale judiciaire dans la gestion quotidienne de son travail. Il assure des tâches administratives d’application ainsi que de rédaction. Le gestionnaire aura également la charge d’intervenir, au besoin  sur le volet formation (suivi budgétaire, tableaux de bord et statistiques) ou budgétaire (frais de déplacement, réservations aériennes...).1.1        Secrétariat de directionØ  Accueillir et renseigner les différents interlocuteursCE POSTE EST UNIQUEMENT OUVERT AUX AGENTS TITULAIRESCONNAISSANCES:Applicatifs métiers : SIRH, HARMONIE LSO - MENTOR- CHORUS FORMULAIRES- KELIO (gestionnaire des temps)Circuits administratifs et budgétairesOrganisation judiciaire et administrativeOutils bureautique et outils de communicationRègles budgétaires et comptablesSAVOIR ETRE: Avoir le sens de l’organisation et polyvalenceFaire preuve de rigueurAvoir le sens des relations humainesFaire preuve de discrétionSavoir anticiper - savoir rendre compteLe ressort de la cour d’appel de Papeete intègre les juridictions localisées à Papeete (CA et TPI) ainsi que les sections détachées situées à RAIATEA et aux MARQUISES. Le service administratif régional est situé en centre-ville, hors les locaux de la cour d’appel.Ce service, fonctionnant en bureaux, est composé de 28 agents dont deux greffiers placés. 3 agents sont mis à disposition pour le fonctionnement du centre de services partagés Océanie (CSPO).La gestion des bureaux est partagée entre les responsables de gestion. Ø  Gérer les agendasØ  Préparer les réunionsØ  Etablir les comptes rendus des réunionsØ  Élaborer des documents administratifsØ  Préparer les dossiers dans le cadre du dialogue socialØ  Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers Ø Gestion et tenue à jour du livret d'accueil Ø Gestion de la badgeuse1.2        Service support et logistiqueØ  Prendre en charge les aspects logistiquesØ  Gérer les plannings de réservationØ  Gérer les fournitures, les badges d’accès, les clés etc.1.3        Gestionnaire service formation professionnelle et service budgétaireØ Toutes missions déléguées par le responsable de la gestion de la formation régionale (recensements, créations de sessions dans les applicatifs dédiés, suivi statistiques et budgétaire, diffusion au ressort des offres de formation régionales, gestion de la boite mail structurelle secrétariat RGF et la boite mail structurelle RGF en l'absence du RGF)Ø  Réservations aériennesØ Contrôle des états de frais de déplacementCes missions sont susceptibles d’évolution Nombre d’agents à encadrer☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objetSpécificités du poste / Contraintes / SujétionsPoste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI ☐ NON ✔Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)Un ultra portable Accès aux applicatifs métiers: SIRH, KELIO (gestionnaire des temps), Chorus Formulaires, Outilgref/Cesane, Pharos... Les activités du service:SAVOIR FAIRE :Alimenter les tableaux de bordAppliquer les textes budgétaires et comptablesMaîtriser les techniques budgétairesMaîtriser les rédactions particulièresMaîtriser les nouvelles technologiesOrganiser sa charge de travailÊtre autonomeSavoir anticiperSavoir travailler dans l’urgenceTravailler en équipeSavoir piloter, encadrer une équipe et dirigerLa directrice déléguée à l’administration régionale judiciaire (DDARJ) dirige le service administratif régional. Elle met en œuvre la politique de gestion régionale définie par les chefs de cour en matière budgétaire, de ressources humaines, de formation, d'informatique et d'immobilier. Elle propose des stratégies de gestion aux chefs de cour.La DDARJ est assistée de quatre responsables de gestion : la RGB qui assure la gestion du pôle budgétaire dont le CSPO, la RGRH qui est en  charge de la gestion du bureau des ressources humaines et des greffiers placés, le RGF qui assure la gestion du bureau formation et concours et la RGI qui gère le bureau informatique. Composition et effectifs du serviceLe service, dirigé par la DDARJ, est réparti par bureaux:Un bureau RH: 8 agents dont la RGRH et les 2 greffières placéesUn bureau formation/concours: le RGF et un agent à 15% en fonction du calendrier des concoursUn bureau budgétaire/CSPO: 10 personnes dont la RGB, la SA chargée des marchés publics et du suivi budgétaire immobilier (T5), un SA référent CSPO, un contrôleur de gestion frais de justiceUn bureau immobilier : 2 agents contractuels AUn bureau informatique: 6 agents: la RGI, 1 technicien informatique, 1 RGIa, 1 ATN et 2 techniciens informatique de proximitéVotre hiérarchieLe secrétaire administratif exerce ses fonctions sous l’autorité de la directrice déléguée à l'administration régionale judiciaireVos interlocuteurs métiersSecrétariats des chefs de cour, des chefs de juridiction, et des directeurs de greffe,Le service RH du SAR, la DFIP, les magistrats et fonctionnaires et agents contractuels du ressort,Les fournisseurs, interlocuteurs des services de la formation des autres administrations, magistrate déléguée à la formation,La responsable de la gestion budgétaire.