Secrétaire administratif au tribunal judiciaire de Dunkerque H/F

Suivant les besoins de la juridiction, le secrétaire administratif assure soit:

• Les fonctions de secrétaire du président du tribunal ou du procureur de la République ou de la directrice de greffe
  Secrétariat de direction : accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer les agendas, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs …
  Service support et logistique : prendre en charge les aspects logistiques, gérer les plannings de réservation et d’audience, gérer les fournitures, les badges d’accès, les clés …
  Constitution et mise à jour des dossiers des personnels titulaires et non titulaires …
  Secrétariat du directeur de greffe : accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer l’agenda, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs, des courriers et des courriels, assurer la tenue des boites mails …
  Gestion administrative des agents du Tribunal Judiciaire en lien avec la direction du greffe
• La tenue de la cellule de gestion administrative et budgétaire
  Gestion et suivi du budget de fonctionnement de la juridiction : préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire, gérer les constatations de service fait, suivre la consommation et l’exécution de la dépense, participer à l’élaboration des demandes budgétaires …
  Gestion du bâtiment, gestion du parc automobile, gestion du service intérieur.
  Gestion hygiène et sécurité.
• La gestion du service centralisateur des frais de justice :
  Réceptionner les mémoires de frais sous Chorus formulaire, les contrôler au vue des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
  Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
  Gérer les engagements juridiques hors marché
  Assurer le suivi du stock et créer des tableaux de bord …
• La gestion de l’aide juridictionnelle :
  Accueillir et renseigner les justiciables
  Recevoir les demandes et enregistrer les dossiers dans l’applicatif métier Préparer la commission d’aide juridictionnelle
  Gérer les mémoires de l’aide juridictionnelle et assurer le recouvrement au titre de l’aide juridictionnelle
• La gestion du service des pièces à conviction
  Gestion des pièces à conviction : les réceptionner après vérification du bordereau récapitulatif de dépôt ; les enregistrer dans l’applicatif métier ; les ranger, les manipuler et les trier dans les locaux du greffe dédiés à leur conservation, préparer les restitutions, les remises à France Domaine ou à l’AGRASC et les destructions …
  Participer à l’expérimentation de délocalisation physique des pièces à conviction au CRGPAC d’HAZEBROUCK …
  Gérer les dépôts des numéraires …
  Assurer le suivi des véhicules placés sous scellés …
  Etablir les statistiques mensuelles et trimestrielles du service.
  Il peut également exercer les fonctions de régisseur d’avance et de recettes ou de régisseur suppléant

Suivant les besoins de la juridiction, le secrétaire administratif assure soit:  -  Les fonctions de secrétaire du président du tribunal ou du procureur de la République ou de la directrice de greffe Secrétariat de direction : accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer les agendas, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs … Service support et logistique : prendre en charge les aspects logistiques, gérer les plannings de réservation et d’audience, gérer les fournitures, les badges d’accès, les clés … Constitution et mise à jour des dossiers des personnels titulaires et non titulaires … Secrétariat du directeur de greffe : accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer l’agenda, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs, des courriers et des courriels, assurer la tenue des boites mails …Gestion administrative des agents du Tribunal Judiciaire en lien avec la direction du greffe-  La tenue de la cellule de gestion administrative et budgétaireGestion et suivi du budget de fonctionnement de la juridiction : préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire, gérer les constatations de service fait, suivre la consommation et l’exécution de la dépense, participer à l’élaboration des demandes budgétaires …Gestion du bâtiment, gestion du parc automobile, gestion du service intérieur.Gestion hygiène et sécurité.-   La gestion du service centralisateur des frais de justice :Réceptionner les mémoires de frais sous Chorus formulaire, les contrôler au vue des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation Gérer les engagements juridiques hors marché Assurer le suivi du stock et créer des tableaux de bord …  -  La gestion de l’aide juridictionnelle :Accueillir et renseigner les justiciables Recevoir les demandes et enregistrer les dossiers dans l’applicatif métier    Préparer la commission d’aide juridictionnelle Gérer les mémoires de l’aide juridictionnelle et assurer le recouvrement au titre de l’aide juridictionnelle- La gestion du service des pièces à convictionGestion des pièces à conviction : les réceptionner après vérification du bordereau récapitulatif de dépôt ; les enregistrer dans l’applicatif métier ; les ranger, les manipuler et les trier dans les locaux du greffe dédiés à leur conservation, préparer les restitutions, les remises à France Domaine ou à l’AGRASC et les destructions …Participer à l’expérimentation de délocalisation physique des pièces à conviction au CRGPAC d’HAZEBROUCK …Gérer les dépôts des numéraires …Assurer le suivi des véhicules placés sous scellés …Etablir les statistiques mensuelles et trimestrielles du service.Il peut également exercer les fonctions de régisseur d’avance et de recettes ou de régisseur suppléantCET EMPLOI EST OUVERT UNIQUEMENT AUX FONCTIONNAIRESExpériences professionnelles antérieures souhaitées ConnaissancesApplicatifs métiersCircuits administratifsOrganisation administrative et judiciaireOutils bureautiquesOutils de communicationRègles budgétaires et comptablesStatut général de la fonction publique et des statuts particuliersSavoir-faire1 POSTE SUSCEPTIBLE DE DEVENIR VACANTPOSTE SOUMIS A ENTRETIEN Le tribunal judiciaire de Dunkerque, juridiction de groupe 3, est situé dans le ressort de la cour d’appel de DOUAI au 2 place du palais de justice - 59140 DUNKERQUE. L’arrondissement judiciaire de Dunkerque comporte : 1 tribunal judiciaire à Dunkerque, 1 tribunal de commerce à Dunkerque, 1 tribunal de proximité à Hazebrouck, et 2 conseils de prud’hommes à Dunkerque et Hazebrouck. Les missions évoquées peuvent en outre se combiner entre elles suivant l’organisation retenue.Alimenter des tableaux de bord et statistiquesAppliquer les textes législatifs et réglementairesMaîtriser les nouvelles technologiesMaîtriser les rédactions particulières à l’emploiMaîtriser les techniques de classement et d’archivageMaîtriser les techniques d’accueil physique et téléphoniqueOrganiser sa charge de travailTravailler en équipeSavoir-êtreAvoir le sens de l’organisationAvoir le sens des relations humainesEtre à l’écouteEtre autonomeEtre réactifFaire preuve d’initiativeFaire preuve de capacité d’adaptationFaire preuve de discrétionSavoir anticiperEtre rigoureuxUne maison de justice et du droit est située à 300 mètres du palais de justice de Dunkerque.Le tribunal judiciaire de Dunkerque compte, selon la circulaire de localisation des emplois 2026 :- 23 postes de magistrats du siège- 9 postes de magistrats du parquet- 84 postes de fonctionnaires et contractuels à Dunkerque, soit : 4 agents de catégorie A (1 directeur de greffe fonctionnel, 1 directeur de greffe adjoints et deux directeurs des services de greffe judicaires) ; 11 cadres greffiers ; 27 greffiers ; 4 secrétaires administratifs ; 4 agents contractuels B ; 31 adjoints administratifs et 3 adjoints techniques- 7 postes de fonctionnaires au tribunal de proximité d’Hazebrouck, soit : 1 cadre greffier, 3 greffiers et 3 adjoints administratifs.Votre hiérarchie Il dépend hiérarchiquement du directeur de greffe du tribunal judiciaireVos interlocuteurs métiersLes fonctionnaires ; les magistrats ; les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnels Vos activités principales Le secrétaire administratif est affecté au pôle soutien qui comprend les secrétariats des chefs de juridiction et du directeur de greffe, la cellule de gestion administrative et budgétaire, la régie, le service centralisateur des frais de justice, le service des scellés et le bureau d’aide juridictionnelle