Secrétaire administratif au tribunal judiciaire d'ALBI H/F

Pôle secrétariat du procureur

• Accueil téléphonique et appel sur des correspondances sur demande du procureur de la République
• Traitement du courrier et des courriels
• Rédaction des courriers remis à la signature du procureur de la République
• Dactylographie de courriers au parquet général et du courrier en liaison avec le tribunal de commerce
• Dactylographie de tous les courriers
• Gestion de l'agenda
• Classement de la documentation selon le plan parquet
• Classement des arrêtés préfectoraux et communaux, des tableaux des ordres des médecins-dentistes, sage-femmes, des statuts des syndicats déposés
• Enregistrement et diffusion des courriers administratifs en provenance de la cour d’appel
• Etablissement des tableaux d’audience, de permanence et de vacances des magistrats du parquet
• Etablissement de l’état mensuel des astreintes des magistrats du Parquet
• Gestion administrative des attachés et assistants de justice
• Aide à la préparation des audiences solennelles de rentrée ou d’installation
• Traitement des demandes des mairies d’Albi, Gaillac et Carmaux pour leurs syndicats

Professions réglementées, assermentations, DPR et OPJ

• Accréditation des journalistes
• Habilitation des délégués du procureur
• Etablissement d’une liste d’interprètes interne au TJ avec transmission au parquet général, ainsi que des administrateurs ad hoc
• Plaintes contre les officiers ministériels
• Etablissement de la liste des médecins coordonnateurs, tous les 3 ans
• Etablissement de la liste annuelle des traducteurs, interprètes
• Etablissement de la liste des 2 officiers du ministère public
• Etablissement de la liste des experts sur ESABORA Experts
• Etablissement de la liste des enquêteurs sociaux
• Etablissement de la liste des MJPM habilités au contrôle des comptes de gestion de tutelle
• Ecoles privées, en cas de changement de direction (enquête de moralité, B1 et envoi pour accord)
• Vérification des statuts des syndicats

Activité pénale

• Préparation des dossiers pour le procureur concernant les dossiers signalés
• Transmission des appels sur ordonnances des dossiers d’instruction et des dossiers correctionnels, des pourvois en cassation
• Traitement des demandes de réquisitions demandées par les services de police ou la gendarmerie
• Gestion du courrier des parquets extérieurs (demandes d'enquête, de citation ou de signification)
• Réception des significations à parquet en matière civile et transmission au service compétent
• Sanctions commerciales devant le tribunal de commerce, et demandes de prorogation de la période d’observation

International

• Citations

Vos principales compétences à mettre en œuvreConnaissancesOrganisation judiciaire et administrativeConnaissances en procédure pénaleConnaissance des applicatifs métierOutils bureautiquesTechnique de classement et d’archivageTechniques de secrétariatSavoir-faireMaîtriser les techniques d’accueil téléphoniqueMaîtriser les techniques de classement et d’archivageMaîtriser les nouvelles technologiesMaîtriser les rédactions spécifiques à l’emploiOrganiser sa charge de travailTravailler en équipeSavoir diffuser une informationTribunal judiciaire d’ALBI, place Lapérouse, 81000 ALBILe secrétaire administratif affecté au secrétariat du procureur de la République est chargé de fonctions d’assistance et de soutien au responsable et nécessite la connaissance et l’application de règlements administratifs. Il est également chargé.de fonctions d’accueil et de secrétariat.Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) Savoir-êtreAvoir le sens de l’organisationAvoir le sens des relations humainesÊtre réactifFaire preuve de discrétionFaire preuve de polyvalenceFaire preuve de rigueurSavoir anticiperFaire preuve d’initiative et d’autonomieÊtre vigilantExpériences professionnelles antérieures souhaitéesUne expérience en secrétariat de direction, des connaissances de l’organisation judiciaire et administrative et une expérience en secrétariat de procureur de la République constitueraient des atouts.Offres de formation associées à votre prise de posteTutoratBureau avec poste de travail, applications métiers (notamment Cassiopée, NPP, BPN, LMP, ESABORA, PILOT) et bureautiques (pack office)Composition et effectifs du serviceUn secrétaire administratif assistant le procureur de la République + 3 magistrats du parquetVotre hiérarchieDirectrice de greffe adjointe en charge des services du parquet Vos interlocuteurs métiersProcureur de la République et autres magistrats du parquet, magistrats, agents du tribunal judiciaire, forces de sécurité intérieures, partenaires institutionnels