Responsable du service de la scolarité (H/F)

Au sein de la direction des études et de la recherche, le service de la scolarité occupe une place centrale dans le fonctionnement quotidien de l'établissement et dans le suivi des parcours étudiants.
A ce titre le responsable du service de la scolarité a pour missions principales :
Organiser le service

• Assurer l'animation du service (secrétariat de la scolarité, mobilités étudiantes, auto-évaluation, invitations extérieures, etc...)
• Organiser les inscriptions administratives des étudiants
• Coordonner l'organisation générale des examens d'entrée, des commissions d'équivalence et du dispositif PARCOURSUP
• Coordonner et gérer la préparation et l'organisation des bilans et examens de fin de cycle
• Mettre en oeuvre la préparation et la remise des parchemins de diplôme (DNA/DNSEP)
• Coordonner le suivi des stages et leur conventionnement
  En lien étroit avec la directrice des études et de la recherche :
• Co-organiser la planification du calendrier pédagogique prévisionnel (rentrée scolaire, Workshops/conférences, bilans, examens d'entrée, commissions d'équivalence, jurys de diplômes de fin d'année, etc...)
• Co-élaborer la documentation interne relative à la scolarité (livret des études, règlement des études, procédures, etc...)
• Co-assurer la collecte des fiches de cours et des emplois du temps des enseignants
  Missions transversales :
• Coordonner le suivi des mobilités internationales avec le responsable des relations internationales
• Réaliser et analyser les bilans statistiques, les études et les enquêtes
• Accompagner la mise en oeuvre de l'offre de formation en alternance
• Participer aux procédures d'évaluation et d'accréditation de l'établissement (HCERES)
• Participer aux journées portes ouvertes de l'école et aux salons étudiants
• Veiller à la bonne gestion des espaces de travail (réservation des salles)

Compétences techniques :Bonne connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur, et idéalement de l'enseignement supérieur cultureConnaissance de l'organisation des formations dans le cadre LMD et du fonctionnement des diplômes nationauxMaîtrise des outils bureautiques, logiciel scolarité et des outils de gestion de donnéesCapacité rédactionnelle avérée et qualité d'expression écrite et oraleCapacité à produire, consolider et analyser des données de suivi pédagogique et statistiqueConnaissance des procédures administratives liées à la scolarité, aux jurys et aux diplômesMaîtrise de l'anglais appréciée niveau B1/B2 Savoir-faire :Organiser et coordonner l'activité d'un serviceTravailler en transversalité avec des interlocuteurs variésAssurer le suivi administratif de procédures complexesPlanifier des opérations et anticiper les échéancesProduire des outils de suivi, des tableaux de bord et des documents de synthèseAccompagner les équipes pédagogiques dans la mise en oeuvre des formationsEtre force de proposition dans l'amélioration des procédures et des outilsEncadrer et animer une équipe Hiérarchiser les priorités et gérer plusieurs dossiers simultanément Savoir-être :Sens de l'organisation, rigueur et qualités relationnelles et sens du service publicDiscrétion professionnelle et sens de la confidentialitéRéactivité et autonomieCapacité d'adaptation, esprit d'initiative et capacité d'écoute et de dialogue Aptitude au travail collectif, sens des responsabilités