Responsable du pôle études doctorales – F/H

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour
les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement.
Conseil, expertise et pilotage

• Apporter son expertise dans l'analyse des dossiers études doctorales et les instruire
• Proposer des solutions techniques et organisationnelles pour améliorer le fonctionnement du pôle
• Représenter sa hiérarchie dans différentes réunions ou groupes de travail en interne et en externe
• Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine des études doctorales
• Apporter une aide technique et administrative aux projets et événements portés par les doctorants, les écoles doctorales
• Aider à la mise en place d'une plateforme de dématérialisation des procédures liées aux études doctorales
• Participer à l'élaboration du contrat quinquennal d'établissement et coordonner le volet études doctorales
• Participer aux conseils des écoles doctorales et au collège des écoles doctorales
• Administration fonctionnelle de la plateforme des doctorants
  Coordination des formations doctorales et HDR
• Assister les directions adjointes des écoles doctorales dans la mise en œuvre des formations doctorales et HDR
• Mettre en œuvre une offre de formation diversifiée
• Elaborer, suivre et ajuster le budget des formations
• Mettre en place un réseau de formateurs, recherche, recrutement et suivi des formateurs (enseignants-chercheurs et vacataires)
• Instruire les dossiers des vacataires, valider les services des enseignants
• Accompagner les activités de la gestionnaire des formations doctorales
  Gestion administrative et financière des contrats doctoraux et missions d’enseignements
• Préparer les campagnes annuelles des missions d'enseignement et paramétrer Sirius
• Assurer le suivi des besoins des composantes et des candidatures des doctorants pour les missions d'enseignement
• Assurer la liaison avec les différentes composantes et référents des doctorants contractuels avec mission d'enseignement
• Préparer les dossiers pour les commissions de recrutement
• Participer aux commissions de recrutement et assurer le suivi des affectations
• Transmettre les informations et dossiers à la direction des ressources humaines pour établir les contrats, les avenants aux contrats
• Prendre en charge les conventions relatives aux contrats doctoraux
• Assurer un suivi administratif et financier des contrats doctoraux, des missions d'enseignement et des modalités de reversement
• Alimenter un tableau de suivi des contrats doctoraux
• Référente de la partie missions d'enseignements de Sirius
  Production d’indicateurs
  Management d’équipe
  Qualité

Connaissances / SavoirConnaissance de l’environnement professionnel (enseignement supérieur et recherche)Organisation d’une unité de rechercheStructures de l’établissementAppliquer la règlementation applicable au domaine et respecter les procédures, suivre l’évolution de larèglementation comptable et financière et des techniques comptablesSavoir définir des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, savoir analyser les résultatsSavoir faireSavoir rendre accessible les documents présentés selon le public destinataireConnaissance des infrastructures de recherche nationales et européennesSavoir animer et encadrer une équipe, prévenir et gérer les conflits ou situations complexesOrganiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structureSavoir utiliser les logiciels de bureautique et les outils du domaine d’activité (Sifac)Planifier les activités et les échéancesMaîtriser les techniques de communication écrite et oraleRéaliser des synthèses, rédiger des rapports et des documentsAppliquer et faire appliquer les textes réglementairesMaîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative et financièreL’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication. Savoir êtreDiplomatie et qualités relationnellesAvoir le sens du relationnel et du travail en équipeSavoir rendre compte à son supérieur hiérarchiqueExcellentes capacités en management et communicationAvoir un sens de l'analyse et être force de propositionÊtre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travailFaire preuve de confidentialité au regard des données traitéesElle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de VilletaneuseComposante / Service : Direction de la recherche (DR) / Pôle études doctoralesComposition du service (effectifs) : 33 (DR) / 7 (pôle études doctorales)Fonction d’encadrement : Oui - Nombre d’agents à encadrer : 6Rattachement hiérarchique : Directeur adjoint de la DR / Directrice de la DRService central de l’Université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles :Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société, EUR M&CS.Contraintes horaires liées à l’organisation de certaines réunions ou manifestations qui peuvent se dérouler en-dehors des heures habituelles de travail.