Responsable de scolarité H/F

PILOTER LA SCOLARITÉ :

PILOTER LA SCOLARITÉ :Coordonner et superviser la scolarité des 15 parcours en lien avec les équipes pédagogiques et administratives et les autres départements de Masters de l’EDS : campagnes d’inscription, plannings de cours, préparation des examens, saisie des notes et résultats, relevés de notes et diplômes…Gérer l’organisation des sessions d’examens (ouvertures/ émargements et fermetures des différentes épreuves, coordination de l’équipe…)Coordonner les informations transmises aux étudiants et mettre à jour les informations disponibles sur l'IntranetCoordonner la gestion et le suivi des conventions de stagesGarantir la légalité des actes, des décisions et des procédures mises en œuvre (contrôle des connaissances, examens...)Participer, en lien avec la Responsable administrative du département, à la gestion des dossiers sensibles et des situations de litige en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires.MANAGER UNE ÉQUIPE :Ce poste exige polyvalence et réactivité ainsi qu’une parfaite connaissance de son environnement professionnel.Une certaine disponibilité est attendue notamment lors des périodes d’examens (surveillance) compte tenu du nombre important d’étudiants.Ce poste requiert également des compétences en matière d’encadrement (2 personnels).LES « SAVOIRS » :Connaître des aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité,Connaître l’organisation, l’environnement réglementaire et institutionnel de l’université,Connaître son environnement professionnel notamment l’EDS,Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité.LES « SAVOIR-FAIRE » :L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.Implantée sur 25 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société. Encadrer, animer, coordonner, organiser et informer l’équipe administrativeGarantir l’adéquation entre moyens humains et activités attendues en anticipant les besoinsAccompagner les agents dans leur carrière (évaluations, entretiens professionnels, mise à jour des fiches de poste, conseils…)Assurer le recrutement des agents vacataires si besoinGÉRER LES CAMPAGNES DE CANDIDATURES :Gérer les campagnes de recrutement de l’ensemble des M1 du département (MonMaster, Etudes en France) en appui à la Responsable Administrative en lien avec les responsables de parcours et les services centrauxRecueillir l’ensemble des informations nécessaires aux paramétrages des campagnes sur les différentes plateformesMettre à jour les fiches de présentation des parcours M1Préparer les supports d’aide à la décisionCoordonner la publication des résultatsParticiper, en lien avec la Direction et la Responsable administrative du département, à la gestion des recoursCONTRIBUER A LA VIE INSTITUTIONNELLE :Apporter son appui dans l’organisation des réunions du Département en lien avec la Responsable administrative du départementParticiper à la visibilité du Département et assurer la diffusion des informations (affichages, site internet, mails d’information…)Contribuer à l’organisation des manifestations destinées au public extérieur (salon des masters…)Assister et conseiller sa hiérarchie et représenter, à sa demande, la responsable administrative auprès de ses interlocuteurs habituels sur les Masters 1Savoir animer et coordonner l’activité d’une équipe,Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités,Savoir planifier les activités de l’entité en fonction des priorités,Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante…Maitriser les techniques d’expression orales et écrites,Maitriser les logiciels de gestion,Maitriser l’environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité notamment APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, DRUPAL, AMETYS, PSTAGE.LES « SAVOIR-FAIRE » COMPORTEMENTAUX :Savoir être très organisé et méthodique,Savoir anticiper, être réactif et s’adapter,Savoir gérer les situations de stress et de conflit,Savoir s’adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l’université),Savoir être disponible et à l’écoute.L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.Au sein de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne regroupe les activités de formation et de recherche en droit dans la continuité de l’ancienne Faculté de Droit de Paris. Sa mission est de former des juristes capables de répondre aux enjeux juridiques actuels et de préparer aux concours et examens professionnels pour des métiers tels que magistrat, notaire, avocat, autres professions judiciaires, administrateur national ou international, juriste d’entreprise ou du secteur public. Elle vise aussi à former des professionnels aptes à accompagner les évolutions de la société, en intégrant déjà dans ses formations les perspectives de la mondialisation, de l’économie numérique, du développement durable et de la transition énergétique.