Responsable de la gestion de l'offre de formation de physique, EEA,Transversale H/F

Activités principales et associées :

Activités principales et associées :Activités de coordination et d'encadrement - environ 80%- Superviser, animer et coordonner les activités de gestion de l'offre de formation de physique, Electronique, Energie électrique, Automatique et formations Transversales : organiser et planifier les activités, animer et accompagner l'équipe au quotidien, veiller au respect des procédures, réaliser le reporting de l'activité.-Assurer l'encadrement hiérarchique et l'accompagnement des gestionnaires de l'offre de formation du pôle : réalisation desentretiens professionnels annuels, gestion du temps de travail, suivi et évolution de carrière, accompagnement, formation desnouveaux.elles en lien avec la DGDRH de l'UniversitéCompétences requisesBonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du cursus universitaireConnaissance générale des dispositifs de formation initiale et continueConnaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche et, en particulier, de la faculté des sciences ettechnologiesTrès bonne connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la scolaritéConnaissance de l'offre de formation de la composanteConnaissance des techniques de management d'une équipeConnaissance du déroulement de carrière des personnels BIATSS (BAP, grades, corps, concours...).Connaissance en matière de gestion de projetsMaitrise des techniques de gestion administrative et outils bureautique. - Assurer la centralisation et la saisie des services denseignement prévisionnels et réalisés pour les formations transversales gérées par le service.- Mettre en place et assurer le suivi des contrats étudiants type CRE en lien avec la responsable du Pôle FTLV de la FST- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants, enseignants-chercheurs et personnelsBIATSS du périmètre.- Participer aux procédures d'admission dans les différentes filières selon les modalités validées par la commission formation et leconseil de Faculté- Centraliser et veiller au suivi des demandes spécifiques d'étudiants en lien avec leur scolarité (césure, aménagement,...)- Veiller au suivi de l'assiduité des étudiants boursiers et stagiaires de formation continue et apprentis dans le respect desmodalités définies par la responsable du pilotage de la FCA du pôle FTLV de la FST.- Superviser la mise à jour et la diffusion des documents de rentrée ou d'information (courriers, plaquettes, guides des études,...)pour les formations gérées par les départements- Assurer la circulation des informations et la coordination avec les services centraux de la FST et les services de l'Université.- Suivre, diffuser et mettre en application l'évolution de la réglementation de la scolaritéActivités de gestion de l'offre de formation - environ 20 %- Réaliser des activités administratives liées à la scolarité d'une des formations des départements concernés : accueillir et informer les étudiants, gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou procédure de sélection, mettre en œuvre toutes lesopérations liées à la scolarité (planning, suivi d'assiduité, examens, stages, résultats, ...)Activités associées:- Intervenir ponctuellement en renfort pour remplacer un gestionnaire de l'offre de formation.- Conseiller les étudiants- Participer avec les directeurs des études à l'élaboration de l'offre de formation et à la mise à jour des maquettes de formation- Assister, conseiller et représenter ponctuellement le.la responsable du pôle FTLV de la FST auprès des interlocuteurs habituels en interne et à l'externe- Participer à la journée Portes ouvertes et autres forums ou salons ponctuelsSavoir-faire opérationnelsMettre en oeuvre et optimiser des procédures de gestion liés à la scolaritéMaitriser des outils et logiciels propres au métier : Apogée, Apogée SE, ConPère, Refformation, Moodle, Pstage, ADE...Maitriser de la structure des maquettes de l'offre de formation des départements qu'il.elle aura à gérerRespecter des délais induits par les différentes campagnes et phases d'examensTravailler dans des délais contraintsRéaliser un reporting des activités du pôle et suivre des activités des gestionnairesOrganiser et planifier les activités en fonction des priorités et des échéancesAnimer et coordonner une équipe des gestionnaires de l'offre de formation et maitriser les outils de gestion RHGérer des conflits et situations sensiblesGérer des situations d'urgenceRéaliser des évaluations et des bilansCommuniquer et faire preuve de pédagogieSavoir-faire comportementauxBon sens de l'écoute et du relationnelEmpathie - DiplomatieDisponibilité et réactivitéSens aigu de l'organisation et de la gestion des prioritésCapacité d'adaptionCapacité à rendre compte à sa hiérarchieDomaines de formation et expériences souhaitablesDiplôme de niveau 5 (BTS, DUT...) pour le recrutement d'agents contractuelsExpérience indispensable en tant que gestionnaire de l'offre de formation