Référent.e administratif et logistique - DIR-SG Sud Est H/F

Le titulaire du poste s’inscrit dans l’état-major de la délégation. Il exerce ses missions sous la responsabilité de la Responsable à l’Appui et au Pilotage (RAP), cheffe de l’Etat-Major.

Le titulaire du poste s’inscrit dans l’état-major de la délégation. Il exerce ses missions sous la responsabilité de la Responsable à l’Appui et au Pilotage (RAP), cheffe de l’Etat-Major.1) Gestion administrativeA ce titre, il devra assurer un appui administratif auprès du délégué interrégional.2) Pilotage de la maintenance des locaux, intendance Dans ce cadre il devra :·          Assurer le suivi de l’entretien des locaux : réaliser régulièrement des états des lieux et faire établir le cas échéant des devis auprès d’un prestataire extérieur.ConnaissancesPermis BUtilisation des outils bureautiquesOrganisation, méthodeSavoir-faireTravailler en équipeOrganiser une activitéRigueur et anticipationSavoir-êtreSavoir communiquer, s’exprimer oralementCapacité d’adaptationÊtre rigoureux, méthodique et réactifPrendre des initiatives et être force de propositionExpériences professionnelles antérieures souhaitéesMissions et organisation du serviceLe secrétariat général du ministère de la justice assure une mission générale de coordination et de soutien des services du ministère. Il exerce les fonctions prévues par le décret n° 2014-834 du 24 juillet relatif aux secrétariats généraux des ministères.Missions et organisation de la délégation interrégionale et de l’Etat major :Les délégations interrégionales du secrétariat général du ministère de la justice sont chargées d’apporter leur soutien : ·          Assurer le suivi des contrats de maintenance, leurs renouvellements : superviser les prestataires externes et contrôler la bonne exécution de leurs interventions.·          Être le point d’entrée du département immobilier et du département de l’informatique et des télécommunications pour les interventions et les travaux des locaux.·          Être le point d’entrée du syndic de copropriété et participer aux assemblées générales.·          Assurer le soutien de l’assistant de prévention, et de l’ingénieure SST.·          Gestion des archives.2) Gestion de la flotte des véhicules rattachés à la délégationDans ce cadre il devra :·          Assurer le rôle de référent parc automobile.·          Déployer l’outil O’Drive et encadrer l’utilisation et le suivi.·          Assurer le suivi de l’état des véhicules en conformité avec la réglementation en vigueur ainsi que leur utilisation (entretien, visites de contrôle, alerter en cas de problème le délégué ou son adjoint.·          Assurer le suivi des remises au domaine (envoi dossier, annulation des services associés aux véhicules).·          Rendre compte mensuellement de l’utilisation du parc auto et participer aux réunions ou webinaires organisées sur ce sujet.4) Gestion des fournitures et équipementsDans ce cadre il devra :·          Gérer la téléphonie.·          Gérer le stock des fournitures techniques et administratives (commandes et livraisons), tenir l’inventaire, contrôler la consommation.·          Gérer les consommables des imprimantes communes, de la machine à affranchir.·          Assurer le suivi des quelques appareils électroménagers de la délégation.5) Contribution à la communication interne et externeA ce titre il devra proposer l’actualisation des informations de la délégation sur l’intranet, contribuer à la préparation de la lettre d'info interne mensuelle de la délégation, en somme prendre en charge et développer la communication externe et interne pour l’ensemble de la délégation. Il devra également organiser l’événementiel relatif à la vie de la délégation et pour chaque département (lors de réunion d’animation de réseau par exemple).Une expérience dans un poste similaire serait appréciée.-             Aux juridictions et aux services déconcentrés dans le domaine de l’action sociale, de la formation continue généraliste, de l’hygiène, de la santé et de la sécurité au travail, du handicap, de l’informatique et des télécommunications, de l’immobilier, des achats et des marchés publics ;-             Dans le domaine de l’exécution budgétaire et comptable aux services déconcentrés, et s’agissant des opérations d’investissement immobilier aux juridictions.Au nombre de 9, les délégations interrégionales sont composées des départements « des ressources humaines et de l’action sociales », « des achats et de l’exécution budgétaire et comptable », « de l’immobilier » et « de l’informatique et des télécommunications ».Chaque délégation interrégionale est dirigée par un délégué interrégional, chef du service, il est placé sous l’autorité directe du secrétaire général du ministère de la justice qu’il représente sur son périmètre géographique. Il dispose de l’autorité hiérarchique sur les agents de la délégation et sur les départements de la délégation interrégionale.Il assure la gestion des effectifs, des moyens de la délégation et des fonctions support. Pour cela, il s’appuie sur les compétences métier des quatre départements, et sur celles de la cheffe d’EM et son équipe :·          Gestion des ressources humaines de proximité;·          Gestion de la logistique de proximité ;·          Gestion du budget de fonctionnement et des frais de déplacement ;·          Communication interne et externe.·          Transition écologique.Composition et effectifs du serviceUn délégué / 1 cheffe d’Etat-Major agent de catégorie A / 3 agents de catégorie BVotre hiérarchieDélégué interrégional N+2Cheffe d’Etat-Major N+1