Référent administratif et financier (H/F)

Accueil et information

Accueil et informationGestion des appels téléphoniques et des courriels, accueil des bénéficiaires,Traitement des devis et conventions : envoi de devis, préparation de dossiers de financements de bénéficiaires.Renseignement et actualisation mensuelle de tableaux de suivi des recettes et des dépenses,Assurer une veille régulière sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.) afin d’identifier les tendances, les actualités du secteur de la formation et de la VAE, ainsi que les initiatives d’acteurs similaires Contribuer à la valorisation des actions du DAVA en participant à la diffusion de contenusSuivi administratif des prestataires et des jurysConstitution, mise à jour et suivi des dossiers administratifs des intervenants et membres de jurys (collecte et vérification des pièces justificatives)Préparation et gestion des actes administratifs liés aux prestataires / jurys (désignation, convocations, documents réglementaires)Organisation administrative et logistique des sessions de jurys de certification (planification, réservation, coordination)Élaboration et envoi des convocations aux membres de jurys et aux candidatsPréparation des dossiers de jury  (listes de candidats, supports, documents nécessaires au bon déroulement des sessions)Suivi des émargements, procès-verbaux et transmission des résultats aux services concernésCollecte et contrôle des éléments nécessaires à la rémunération des jurys (présences, états d’émargement, pièces justificatives)Interface avec le service de gestion financière pour la transmission des éléments nécessaires à la mise en paiementMise à jour des tableaux de suivi des dépenses liées aux prestations et aux jurysElaboration et actualisation des tableaux de suivi (prestations, jurys, …)Logistique et achatRéservation de salles et de matérielRéalisation des achats de fournitures administratives, pédagogiques et autres nécessaires au bon fonctionnement des activitésParticipation à la démarche qualitéParticipation à la mise en œuvre de la démarche qualitéParticipation à la rédaction de procédures, instructions, formulairesClassement de documents dans l'espace collaboratif (sharepoint)