REDACTEUR/GESTIONNAIRE-INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF H/F

Il ou elle exercera ses fonctions en appui de l'activité de la directrice.
Une part importante de son activité consistera en la rédaction de nombreux documents en vue de leur diffusion et de leur soumission à la direction :

• rédaction et diffusion du compte rendu hebdomadaire de la réunion des services et de la conservation
• contribution à la rédaction des rapports annuels et autres documents stratégiques, notes de synthèse ou préparatoires aux réunions, aide à la rédaction de discours, filtrage de courriels, rédaction d'un bulletin de liaison à l'échelle du musée.
• rédaction de documents liés à l'activité scientifique du musée : élaboration de réponse aux lettres pour le suivi des oeuvres en dépôt, gestion, archivage et réponses aux demandes de certificats d'exportation, suivi des acquisitions
• mise en page et maquettage de documents : rapports annuels, signalétique pour le parcours permanent des collections
• suivi au plus prés de l'activité des prestataires informaticiens intervenant au musée,
  Il ou elle prendra également en charge :
  gestion et organisation des agendas et prises de rendez-vous pour la direction, organisation de réunions pour la direction, organisation du calendrier des permanences
• accueil téléphonique et physique, information et l'orientation des différents interlocuteurs de la direction
  -gestion du courrier arrivée/départ de l'établissement ainsi que celui de la direction
• mise à jour du fichier d'adresses du secrétariat
• Achat et gestion des fournitures courantes
• prise en charge du classement et de l'archivage des documents produits par la direction
• ordres de mission et réservations de billets de train ou avion ainsi que d'hotels par l'application Chorus DT pour la direction
• organisation des moments conviviaux (galette, pots de départ, réceptions ou rendez-vous organisés par la direction).

Il ou elle exercera ses fonctions en appui de l'activité de la directrice.Une part importante de son activité consistera en la rédaction de nombreux documents en vue de leur diffusion et de leur soumission à la direction : - rédaction et diffusion du compte rendu hebdomadaire de la réunion des services et de la conservation- contribution à la rédaction des rapports annuels et autres documents stratégiques, notes de synthèse ou préparatoires aux réunions, aide à la rédaction de discours, filtrage de courriels, rédaction d'un bulletin de liaison à l'échelle du musée. - rédaction de documents liés à l'activité scientifique du musée : élaboration de réponse aux lettres pour le suivi des oeuvres en dépôt, gestion, archivage et réponses aux demandes de certificats d'exportation, suivi des acquisitions- mise en page et maquettage de documents : rapports annuels, signalétique pour le parcours permanent des collections- suivi au plus prés de l'activité des prestataires informaticiens intervenant au musée, Il ou elle prendra également en charge : gestion et organisation des agendas et prises de rendez-vous pour la direction, organisation de réunions pour la direction, organisation du calendrier des permanences - accueil téléphonique et physique, information et l'orientation des différents interlocuteurs de la direction-gestion du courrier arrivée/départ de l'établissement ainsi que celui de la direction- mise à jour du fichier d'adresses du secrétariat - Achat et gestion des fournitures courantes - prise en charge du classement et de l'archivage des documents produits par la direction- ordres de mission et réservations de billets de train ou avion ainsi que d'hotels par l'application Chorus DT pour la direction- organisation des moments conviviaux (galette, pots de départ, réceptions ou rendez-vous organisés par la direction).Formation en gestion administrative et rédaction et/ou métier de l'éditionCapacité à travailler en équipeParfaite maîtrise de la langue française, excellente capacité rédactionnelle, excellent niveau d'orthographeMaîtrise de l'anglais obligatoire, à l'écrit comme à l'oral.Compétences techniquesExcellentes connaissances des outils bureautiques : word, pdf, excel, poweroint et outlook( MI365).Maîtrise d'un logiciel de mise en page des publications professionnelles de type Indesign ou autreSeul musée national consacré au Moyen Âge depuis 1992, le musée de Cluny a été fondé en 1843 à partir de la collection du dépôt lapidaire de la ville de Paris et de celle d’Alexandre Du Sommerard. Comptant 24 000 entrées environ à son inventaire et installé dans deux monuments d'exception, les thermes gallo-romain de Lutèce (Ier-IIème siècles) et l'hôtel des abbés de Cluny (fin XVe siècle), il offre à voir un panorama de collections de l'Antiquité à l'aube de la Renaissance de niveau international. Depuis le mois de mai 2022, à la suite des travaux de restauration de l’architecte en chef des Monuments Historiques Paul Barnoud, de l’architecte Bernard Desmoulin qui a doté le musée d’un nouveau pavillon d’accueil et du scénographe Adrien Gardère, le musée a transformé ses espaces et son parcours de collections, entièrement repensés dans un souci d’accessibilité physique et intellectuelle. Il accueille près de 300 000 visiteurs par an, dont 25% de moins de 26 ans. Il organise de nombreuses expositions et est une référence en matière de recherche, d’acquisitions et de mise en valeur de l’art médiéval en France, en Europe et dans le monde. Afin d'assurer la continuité de service, l'agent travaille en bonne intélligence avec la chargée de mission RH/affaires générales du secrétariat général, notamment pour organiser l'activité durant leurs absences et congés respectifs.Savoir-faireSens de l'analyse et de la synthèseSens de l'organisation et rigueurSavoir êtreSens du service public et de la discrétionSens de l'accueil professionnel et de l'adaptation aux situationsLa ou le titulaire du poste fait partie de l’équipe de direction composée de 5 personnes ( la directrice et 3 personnes au secrétariat général). Elle/il travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des services.Liaisons hiérarchiques : Placé sous l'autorité directe du chef d'établissement, conservateur général du Patrimoine. En lien étroit avec la Secrétaire générale pour l'administration, les questions numériques, la diffusion d'information générale aux services ainsi qu'avec la chargée de mission Rh- Affaires générales du SG .Liasions fonctionnelles : avec les autres service du musée.