IHEDN - Gestionnaire administratif des moyens généraux (F/H)
Description des missions
Mission principale : Assurer la gestion du fonctionnement sur le plan administratif et opérationnel des attributions dédiées aux moyens généraux.
Profil recherché
Mission principale : Assurer la gestion du fonctionnement sur le plan administratif et opérationnel des attributions dédiées aux moyens généraux.Activités principales :- Assurer l’activité de gestion des salles et des amphithéâtres (traitement des demandes et réservation, échange avec les départements, recensement des besoins, utilisation des logiciels de réservation…) ;- Réaliser les demandes d’accès au site de l’Ecole militaire ;Savoir être- Sens relationnel et du travail d’équipe ;- Excellente communication ;- Esprit d’initiative et rapidité d’exécution ;- Rigueur et organisation ;- Discrétion professionnelle.Savoir-faire- Accueillir et prendre les messages téléphoniques ;- Enregistrer et classer les documents ;- Gérer les priorités ;Établissement public national à caractère administratif, l’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) est placé sous la tutelle du Premier ministre et plus particulièrement du Secrétariat général à la défense et à la sécurité nationale (SGDSN). L’IHEDN a pour mission de promouvoir la culture de défense, de participer au renforcement de la cohésion nationale, et de contribuer au développement d’une réflexion stratégique portant sur les enjeux de défense et de sécurité.L’IHEDN propose différentes formations :• une session nationale, comportant un socle commun ouvert à tous ses auditeurs (hauts responsables civils ou militaires, issus de tous les secteurs d’activités) et 5 majeures permettant l’approfondissement d’enjeux spécifiques : armement et économie de défense, défense et sécurité économique, enjeux et stratégie maritime, politique de défense, souveraineté numérique et cybersécurité.• des sessions européennes et internationales• des sessions en région• des cycles jeunes• des cycles spécialisésL’IHEDN, œuvrant à la construction et à la diffusion d’une culture de défense commune, participe en outre à la constitution de liens durables entre de hauts responsables publics et privés, civils et militaires, qui apprennent à se connaître, ainsi qu’à réfléchir et agir ensemble. - Assurer le pilotage des prestations externalisées (entretien, déménagements …) ;- Assurer la gestion des clés d’accès aux locaux et se charger de leur remise ;- Assurer les demandes « eurêka » (logiciel de demande de prestations logistiques) auprès de la base de défense ;- Assurer le suivi de l’inventaire du mobilier et la gestion du stock de mobilier ;Activités secondaires :- Contribuer à l’accueil physique et téléphonique du public ;- Participer à la circulation des courriers ;- Participer à la gestion du parc automobile ;- Remplacer l’assistante logistique pour effectuer les commandes nécessaires ;- Participer à la gestion des stocks des fournitures et des consommables ;- S’adapter à la diversité des situations.Connaissances- Aisance à l’écrit et à l’oral ;- Maîtrise des logiciels de traitement de texte et des tableurs ;- Permis B souhaité mais pas obligatoire.Le secrétaire général pilote et coordonne hiérarchiquement l’ensemble des activités et des équipes du secrétariat général. Fort d’une trentaine d’agents, le secrétariat général assure les fonctions juridiques, administratives, budgétaires et logistiques transverses au profit de la direction et de l’ensemble des départements de l’Institut.Outre le secrétariat mutualisé, le secrétariat général comprend cinq bureaux :- le bureau des affaires financières et juridiques (BAFJ) ;- le bureau des moyens généraux (BMG) ;- le bureau du soutien logistique (BSL) ;- le bureau des ressources humaines (BRH) ;- le bureau des systèmes numériques (BSN).Nombre de personnels : 29 agents et 4 apprentisResponsable hiérarchique direct N+1 : Michel Courchinoux, chef de bureauResponsable N+2 : Isabelle Defrance, secrétaire générale