Gestionnaire scolarité, planning et logistique – F/H

Missions principales et description du poste

• Soutenir la responsable sur les missions de scolarité et de planning
• Gérer les réservations des équipements informatiques pour les enseignants et les étudiants en situation de handicap
• Fournir un soutien administratif aux secrétariats pédagogiques
• Accueillir et informer les usagers

Missions principales et description du poste- Soutenir la responsable sur les missions de scolarité et de planning- Gérer les réservations des équipements informatiques pour les enseignants et les étudiants en situation de handicap- Fournir un soutien administratif aux secrétariats pédagogiques- Accueillir et informer les usagers• Scolarité :Sous la responsabilité de la responsable de la scolarité et du planning :- Suivre les modifications et les annulations d'inscriptions ainsi que les demandes de transferts départ- Assurer le suivi des campagnes de recrutement via E-candidat et Etudes en France pour les étudiants étrangers- Gérer les candidatures spontanéesConnaissances / SavoirConnaître le fonctionnement de l’enseignement supérieurConnaître les règles de scolaritéAvoir une connaissance générale de la gestion administrativeAvoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publiqueSavoir faireMaîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueilSavoir rechercher l’information et la transmettreMaîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, HyperPlanning, E-candidat Moodle…)L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication. • Planning :Sous la responsabilité de la responsable de la scolarité et du planning :- Affecter les salles sur HyperPlanning en binôme avec la responsable- Attribuer les badges invités et les cartes professionnelles- Gérer les droits sur Matrix• Logistique :- Réserver, vérifier et mettre à disposition le matériel informatique pour les étudiants en situation de handicap- Réserver le matériel (vidéoprojecteurs, PC, etc.) pour les enseignants et le mettre à leur disposition- Gestion des salles de cours, et de celles dédiées aux enseignants et aux vacataires (casiers, photocopieurs, affichages…)En collaboration avec l’assistante de direction :- Gérer et distribuer le matériel nécessaire pour les examens (copies d’examens, brouillons, clés USB, fournitures diverses)- Gérer et distribuer les fournitures annuelles• Pédagogie :- Apporter un soutien aux secrétariats pédagogiques au besoin (saisie de notes, planification, organisation des examens...)• Accueillir et informer les usagers :- Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants- Renseigner les usagers- Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)Outils spécifiques à l’activitéUtiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, HyperPlanning, Etudes en France,Matrixet les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla, Thunderbird, Teams…Poste à pourvoir au 1er septembre 2026.Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD)Rémunération grille contractuels B = 1568 euros net/moisTélétravail possible à partir de 6 mois d'ancienneté sur le posteSavoir êtreAvoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise)Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupeSavoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointeSavoir respecter la confidentialitéSavoir prendre des initiativesSavoir travailler en autonomieElle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de VilletaneuseComposante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)Composition du service (effectifs) : 28Fonction d’encadrement : nonRattachement hiérarchique : Responsable du pôle scolarité et planning