Gestionnaire moyens généraux H/F

Sous la responsabilité de la directrice des ressources humaines et des moyens généraux, le ou la gestionnaire moyens généraux devra exécuter l’'ensemble des tâches qui lui seront confiées et en assurer le suivi administratif et financier.

Sous la responsabilité de la directrice des ressources humaines et des moyens généraux, le ou la gestionnaire moyens généraux devra exécuter l’'ensemble des tâches qui lui seront confiées et en assurer le suivi administratif et financier.Il ou elle sera notamment chargé·e de :1) La gestion des achats et le suivi des commandes de fournitures et de repas : gérer les demandes internes et en assurer le suivi administratif et financier (tableau Excel) et vérifier les factures de certains des prestatairesConnaissances :- connaissances des gestes et postures professionnels (E)- maîtrise des règles de base en maintenance et sécurité des bâtiments (E)- maîtrise des outils bureautique (messagerie, tableurs) (M)- connaître l’organisation et le fonctionnement interne d'un établissement public (N)- connaissance du suivi administratif et financier des commandes (à acquérir)Savoir-faire :- aptitude à l’organisation et aux méthodes de rangement- maîtriser le suivi de son activité- gérer les contrats de maintenance- informer et rendre compte- capacité à formaliser et à rédiger- capacité à planifier son activité- prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée- travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externesCréée en 2010, l’Agence du Service Civique (ASC) est un groupement d’intérêt public (GIP) placé sous la tutelle du ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative.Acteur central dans le domaine de l’engagement et de la mobilité des jeunes, l’ASC coordonne plusieurs programmes phares : le Service Civique, le Corps Européen de Solidarité (CES) et le volet Jeunesse et Sport du programme Erasmus+. L’Agence œuvre pour renforcer les synergies entre ces dispositifs, offrant ainsi aux jeunes des expériences formatrices et enrichissantes. 2) Veiller à l’intendance, à la maintenance et à la sécurité des locaux, en lien avec le service interne ministériel : suivre les interventions effectuées par le service du ministère, s'assurer de la propreté des locaux, leur sécurité et la fonctionnalité des espaces et matériels mis à disposition des agents, effectuer des rondes quotidiennes pour signaler les anomalies et réaliser des activités de manutention légères3) Effectuer les demandes de badge d'accès aux locaux et à la restauration : vérifier et valider les factures émises par le restaurant administratif, gérer les anomalies4) Effectuer les demandes de reprographie et en assurer le suivi jusqu'à la facturation, effectuer ponctuellement des impressions et façonnage de documents, vérifier régulièrement les photocopieurs et imprimantes : vérifier le stock de papier et remettre des ramettes de papier près des copieurs si nécessaire, relever les anomalies et les signaler5) Gestion du courrier, des colis et des courses en lien avec le service ministériel : réceptionner, dispatcher et suivre les livraisons, commander les coursiers6) Apporter une aide logistique et administrative dans le cadre du déménagement des locaux de l'Agence programmé au 1er trimestre 20277) Appuyer l'organisation des événements de l'Agence (Noël, pots, commande service traiteur)8)Gérer la réservation des salles de réunion, installer le matériel de visioconférence, aménager la salle selon les besoins9) Gestion des archives internes : aider au tri des archives et à leur externalisation chez le prestataireLe ou la gestionnaire moyens généraux sera chargé·e de fournir une aide substantielle aux différents services selon les obligations planifiées.Savoir-être :- Sens du dialogue avec des interlocuteurs internes et externes et bonne capacité d’écoute- Disponibilité, réactivité et rigueur- Savoir prioriser ses tâches durant la journée, faire preuve de polyvalence.- Analyser, diagnostiquer et réagir rapidement face à un dysfonctionnement ou à des incidents.- Apprécier les risques et les impacts de ses actions.- Savoir rendre compte de ses actions- Sens de l’organisation (rangement en fonction de l’espace disponible, notion de tri sélectif, méthodes de classement)Le Service Civique permet aux jeunes de 16 à 25 ans (jusqu’à 30 ans pour les personnes en situation de handicap) de s’engager dans des missions d’intérêt général, que ce soit en France ou à l’étranger, contribuant à la cohésion sociale et à une société fondée sur l’engagement.Le Corps Européen de Solidarité donne aux jeunes de 18 à 30 ans l’opportunité de participer à des projets solidaires à travers l’Europe, renforçant ainsi la solidarité et la coopération entre les pays membres de l’Union européenne.Le programme Erasmus+ Jeunesse & Sport encourage la mobilité et les échanges entre jeunes, favorise le partage des connaissances entre les acteurs de la jeunesse et sensibilise à l’engagement démocratique, tout en soutenant les débats et échanges d’idées.Présidée depuis décembre 2022 par Nadia BELLAOUI et dirigée par Grégory CAZALET depuis octobre 2022, l’Agence emploie 126 agents dont les missions contribuent à la mise en œuvre des programmes et politiques de jeunesse. Les agents des pôles métier sont majoritairement des chargé.es de mission qui travaillent sur une grande variété de projets, réunissant ainsi une pluralité d’expertises et de parcours au service de la jeunesse et de l’engagement en France, en Europe et à l’international. Avec ses 16 pôles et services, alliant pôles métier et fonctions support, l’Agence propose une variété de missions et favorise la mobilité interne, permettant à chacune et chacun de saisir des opportunités de développement professionnel.Le service des ressources humaines et des moyens est chargé de la mise en œuvre de la stratégie RH et des politiques RH de l'Agence du Service Civique, dans les domaines du recrutement, de la gestion des procédures individuelles et collectives des personnels, du dialogue social et de la formation. Il assure le suivi des emplois et de la masse salariale.Effectif du service : 1 DRH, 1 DRH adjointe, 2 chargés de mission RH, 2 gestionnaires.