Gestionnaire des diplômes – F/H

Gérer l’émission des diplômes pour toutes les filières de l’établissement, soit environ 18 000 diplômés par an, tout en faisant preuve de polyvalence pour s’adapter aux diverses tâches et besoins administratifs liés à ce processus.

1. Gestion administrative des diplômes
   • Réception et contrôle des procès-verbaux définitifs de délibération de jury.
   • Assurer la préparation, l’édition et l’impression des diplômes nationaux et des listes d’émargement (édition systématique des diplômes de Licence, Master, Doctorat et HDR) - Edition à la demande des étudiants des
   diplômes intermédiaires (DEUG et Maitrise).
   • Vérifier la conformité des informations figurant sur les diplômes (identité des étudiants, mentions,
   signatures). Assurer la sécurisation des diplômes (numérotation, signatures).
   • Archiver et classer les documents relatifs à la délivrance des diplômes.
2. Organisation et suivi de la délivrance des diplômes
   • Gérer la transmission et la distribution des diplômes aux diplômés (envoi par courriel des convocations pour
   le retrait des diplômes).
   • Préparation et envoi des diplômes à l’étranger par la valise
   diplomatique ou par lettre recommandée.
   • Assurer le suivi des demandes de duplicatas.
   • Accueillir, informer et accompagner les usagers dans leurs démarches (accueil physique, téléphonique et par
   courriel).
   • Gestion des diplômes liés aux cérémonies de remise de diplômes et mise en place des procédures.
   • Contribuer à établir des tableaux de bord statistiques pour le suivi de la délivrance des diplômes.
3. Relation avec les services internes et partenaires
   • Collaborer avec les gestionnaires pédagogiques.
   • Travailler en lien avec le rectorat et les administrations compétentes pour la validation des diplômes.
   • Répondre aux demandes des entreprises et institutions concernant l’authenticité des diplômes.
   • Évaluer les besoins en matériels pour le service et opérer les commandes de parchemin auprès de l’Imprimerie Nationale.
4. Amélioration des procédures et gestion des outils
   • Participer à la modernisation des processus de gestion des diplômes (dématérialisation, numérisation).
   • Contribuer à la mise en place d’outils informatiques de suivi des diplômes.
   • Participer au paramétrage des modèles des diplômes via APOGEE.
   • Prendre part aux groupes de travail liés à la migration vers le nouveau logiciel (PEGASE).
   • Assurer une veille réglementaire sur la gestion des diplômes et titres universitaires.

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication. Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de VilletaneuseComposante / Service : Direction de la Formation (DF) / Pôle pilotage et suivi de l’offre de formation / Servicedes inscriptions administratives et des diplômes (SIAD)Composition du service (effectifs) : 4Fonction d’encadrement : nonRattachement hiérarchique : Responsable des diplômes