Gestionnaire de l'accueil des étudiants internationaux H/F

MISSIONS

• Renforcer l’accueil des étudiants internationaux, notamment à travers le développement du Help Desk (informations sur les titres de séjour, logement, démarches administratives, et services disponibles).
• Assurer le rôle de contact principal entre l’Université de Lille et la Préfecture du Nord.
• Gérer l’édition et le suivi des conventions d’accueil pour les chercheurs et doctorants internationaux.
• Assurer une veille administrative et juridique sur les questions liées à la mobilité internationale.
• Mettre à jour et gérer les outils numériques liés à l’accueil et à l’accompagnement.
  -Travailler en lien avec les partenaires internes et externes (services de l’université, préfecture, associations, organismes privés, etc.).
• Concevoir et animer des présentations et ateliers à destination des étudiants et doctorants internationaux.
• Représenter la Maison Internationale lors d’événements internes et externes.
• Contribuer à l’amélioration de l’environnement d’accueil de la Maison Internationale.

MISSIONS- Renforcer l’accueil des étudiants internationaux, notamment à travers le développement du Help Desk (informations sur les titres de séjour, logement, démarches administratives, et services disponibles).- Assurer le rôle de contact principal entre l’Université de Lille et la Préfecture du Nord.- Gérer l’édition et le suivi des conventions d’accueil pour les chercheurs et doctorants internationaux.- Assurer une veille administrative et juridique sur les questions liées à la mobilité internationale.- Mettre à jour et gérer les outils numériques liés à l’accueil et à l’accompagnement. -Travailler en lien avec les partenaires internes et externes (services de l’université, préfecture, associations, organismes privés, etc.).- Concevoir et animer des présentations et ateliers à destination des étudiants et doctorants internationaux.- Représenter la Maison Internationale lors d’événements internes et externes.- Contribuer à l’amélioration de l’environnement d’accueil de la Maison Internationale.📚 Savoirs- Cadre juridique du séjour des étrangers en France (CESEDA, démarches préfectorales).- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche en France.- Principes de l’interculturalité et de l’accueil de publics internationaux.- Techniques de communication administrative écrite et orale.- Organisation interne d’une université (services centraux, composantes, directions).- Principes de service public (neutralité, confidentialité, qualité d’accueil). ACTIVITÉS1. Renforcer l’accueil des étudiants internationaux via le Help Desk- Accueil physique et en ligne des étudiants.- Information sur les démarches administratives (titre de séjour, logement, sécurité sociale, etc.).- Orientation vers les services compétents internes ou externes.- Suivi des demandes et retours des usagers.2. Assurer le lien entre l’Université de Lille et la Préfecture du Nord- Transmission de dossiers des dossiers complexes à la préfecture- Suivi des situations individuelles complexes.- échanges réguliers.- Coordination des informations entre les services.3. Gestion de l'équipe "Accueil" des vacataires- Suivi RH, édition des contrats, remontée des heures, édition des planning,- management, formation des vacataires et garant de la qualité de l'accueil.4. Assurer une veille administrative et juridique- Suivi des évolutions légales sur les titres de séjour et la mobilité internationale.- Mise à jour des procédures internes.- Transmission des informations aux équipes concernées.5. Gérer les outils numériques liés à l’accueil- Mise à jour des bases de données (étudiants, conventions, suivi de dossier).- Participation à l’amélioration des outils (formulaires en ligne, intranet, etc.).- Suivi des indicateurs d’activité.6. Développer les relations avec les partenaires internes et externes- Coordination avec le service des relations internationales et autres services de l’Université.- Collaboration avec la préfecture, les organismes de logement, associations étudiantes, etc.- Participation aux réunions et groupes de travail.7. Concevoir et animer des actions de sensibilisation- Création de supports d'information.- Organisation et animation de sessions d'information et d’ateliers.8. Représenter la Maison Internationale lors d’événements- Présence sur les stands lors de salons ou forums.- Interventions lors de conférences ou réunions, colloque🔧 Savoir-faire- Organiser et planifier efficacement son activité, notamment lors des pics de fréquentation (rentrée universitaire).- Gérer simultanément plusieurs dossiers avec rigueur et méthode.- Prioriser les urgences tout en maintenant la qualité du service rendu.- Travailler en transversalité avec différents services internes et partenaires extérieurs.- Suivre l'évolution des procédures administratives et adapter les outils ou pratiques en conséquence.- Utiliser les outils numériques pour le suivi, la communication et la coordination des actions.🤝 Savoir-être- Faire preuve d'écoute, de patience et de bienveillance, en particulier dans un contexte interculturel.- Adopter une posture professionnelle respectueuse des usagers et des collègues.- Agir avec discrétion, intégrité et sens de la confidentialité.- Démontrer un réel sens du service public- S'adapter aux publics variés et à des situations parfois complexes ou urgentes.- Être force de proposition et contribuer à l'amélioration continue de l’accueil et des services.🎓 FORMATION ET EXPÉRIENCEBac minimum exigé pour les agents contractuels.