Gestionnaire d'apprentissage - DIFPRO H/F

Assurer la gestion administrative de l’activité apprentissage et le suivi financier des conventions d’apprentissage, selon des procédures et modes opératoires actés pour l’UPEC.

Assurer la gestion administrative de l’activité apprentissage et le suivi financier des conventions d’apprentissage, selon des procédures et modes opératoires actés pour l’UPEC.Activités principales :Assurer l’inscription et le suivi administratif des apprentisCollecter des éléments nécessaires à l’édition des conventions et au renseignement du Cerfa (planning de formation, fiche de liaison).Saisir les éléments contractuels sur le(s) logiciel(s) de gestion.Editer et envoyer les documents de conventionnement à l’entreprise.Gérer les ruptures de contrat.Accompagner les composantes dans la mise en œuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone).Instruire les différents dispositifs liés à l’apprentissage (Frais de premier équipement, apprenti sans entreprise…)Archiver de façon méthodique l’ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations administrative et financières et proposer des améliorations au niveau de l’archivage.Assurer le suivi financier des apprentisFormation / expérience recommandée(s) :Expérience dans le domaine de la formation professionnelle et en gestion financière.Connaissances souhaitées :Connaître la réglementation et les modes de fonctionnement de la formation professionnelle et plus particulièrement l’apprentissage.Connaître les modalités de financement et les publics de la formation professionnelle et plus précisément de l’apprentissage.Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université ainsi que les personnes ressources.Connaître l’offre de formation.Savoir-faire et savoir-être:Avec plus de 40 000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France. Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 15 composantes (facultés, écoles, instituts, observatoire) ainsi que 32 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines. L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 260 millions d’euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements. Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/ Suivre les dossiers de prise en charge en lien avec les opérateurs de compétences (OPCO).Valider les financements et les échéanciersProcéder à l’envoi des factures à destination des OPCO et des employeurs publics.Effectuer un suivi financier des dispositifs d’accompagnement liés à l’apprentissage.Contribuer au pilotage de l’activitéContribuer à la gestion de base de données et de tableaux de bordContribuer à la réalisation et au suivi des enquêtes (évaluation, ministérielles…)Recenser les besoins utilisateur pour contribuer au développement des SI et des processus.Savoir utiliser/s’adapter aux outils informatiques spécifiques à la formation professionnelle/apprentissage.Maîtriser les logiciels courants de bureautique.Acquérir une bonne compréhension du processus de gestion de la formation professionnelle/apprentissage, des procédures et modes opératoires mis en place à l’UPEC.Etre organisé et réactif.Planifier ses activités en tenant compte des priorités et des échéances.Être capable d’effectuer un travail de vérification.Maitriser les techniques de présentation orales et écrites.Faire preuve d’un bon relationnel.Environnement professionnel et contexte de travail :Travail en étroite collaboration avec les autres pôles du service (développement et VAE), avec les composantes et l’agence comptable.L’UPEC fait du développement de la formation professionnelle un axemajeur de sa stratégie visant à devenir une université de référencedans le domaine de la formation tout au long de la vie.Les activités de la DIFPRO sont réparties en plusieurs thématiques :- La gestion administrative et financière du CFA interne (UPEC.CFA)- L'accompagnement des composantes dans la gestion administrativeet financière de la formation continueen lien avec les services compétents, l’évolution des outils dédiés à laformation professionnelle ;- l’accompagnement au développement de parcours de formationprofessionnelle courts et longs en formation continue et enapprentissage ;- la digitalisation des formations professionnelles ;- le développement de la VAE ;- la promotion de l'offre de formation ;- le développement de partenariats privés et publics.