Gestionnaire chargé des déplacements professionnels F/H - Direction Générale

Missions et activités

Missions et activitésLe/la gestionnaire chargé(e) des déplacements aura pour mission principale de gérer le processus des réservations de voyages professionnels et le remboursement des frais avancés par les agents, dans le respect de la politique voyage de l’établissement. A ce titre, il ou elle aura pour activités principales :- Réceptionner et traiter les demandes de voyages pour l’ensemble des usagers du grand établissement- Réceptionner et traiter les notes de fraisProfil souhaité / Compétences requisesExpériences requises :-      Poste ouvert à des candidats issus du secteur public et privé --      Expérience dans le domaine des déplacements professionnels et/ou le secteur public souhaitéNiveau d’études : Bac +2Langues : Anglais niveau B2Savoirs :- Connaissance en organisation de voyages- Connaissance des fondamentaux de l’achat public et des règles en gestion financière et comptable publique, appréciéeDepuis sa création en 1780, l’Ecole Nationale Supérieure Arts et Métiers s’attache à répondre aux défis industriels et aux enjeux sociétaux, en constante évolution.Etablissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) sous tutelle unique du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, il est composé de huit campus et de trois instituts répartis sur le territoire.Sa première mission : Former des ingénieurs capables de concevoir des produits et systèmes respectueux de l’environnement, mais aussi de contrôler une organisation industrielle en maîtrisant les risques et les coûts. - Accompagner les usagers à la constitution de la demande de voyages- Réaliser les réservations auprès des prestataires, après comparaison des offres- Veiller au respect des délais dans le traitement des demandes- Collecter et contrôler les pièces justificatives, contrôler la facturation- Assurer une veille sur les dossiers et réaliser les relances auprès des usagers- Assurer la circulation de l’information auprès des usagers et des services de la structure- Interagir avec les usagers et les fournisseurs- Alimenter et actualiser les tableaux de suivis- Administrer les bases de données des logiciels métiers- Contrôler le respect de la politique voyage de l’établissement- Participer à la mise en oeuvre de la politique voyage de l’établissement- Connaissance des procédures relatives aux frais de déplacement des agents de l’Etat, appréciéeSavoir-faire opérationnel :- Maitrise des outils de bureautique et la navigation WEB- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances- Savoir organiser, mettre à jour et classer les documents de référence- Compétence en expression écrite et oraleSavoir être :- Aptitude pour le travail en équipe et en réseau- Sens de l’organisation, méthode, rigueur- Sens du contact et souci du service aux usagers- Sens de la confidentialité- Capacité à travailler en autonomie- Faculté d’adaptationInformations complémentairesDéplacements : quelques déplacements occasionnels sont à prévoir : - de 4 /an.Vos données personnellesArts et Métiers traite vos données personnelles en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés.Ce traitement s’effectue aux fins de gestion de votre candidature et d’évaluation de vos compétences au regard du poste/du stage pour lequel vous candidatez.Pour tout exercice de droits sur vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données d’Arts et Métiers à l’adresse dpo@ensam.euPour connaitre de manière exhaustive les données collectées par l’ENSAM et les modalités de traitement de vos données, vous pouvez consulter la politique de protection des données personnelles Arts et Métiers y afférente ici.Environnement du posteLe poste est localisé sur le campus d’Angers de l’ENSAM. Le/la gestionnaire sera affecté(e) au service Missions, service à compétence nationale, sous la Direction Générale de l’établissement au sein de la Direction Financière, Juridique et des Achats.