Gestionnaire administratif et pédagogique SV – F/H

Conditions particulières d’exercice
Disponibilité en fonction de l’activité de l’UFR : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements
Missions éligibles au télétravail : toutes les missions à l’exception de l’accueil physique du public
Le/la gestionnaire administratif(ve) et pédagogique participe aux différentes activités de l’UFR (ex : journée porte
ouverte de l’UFR, déroulement des examens (ECOS), guichet unique d’inscription, élections et autres activités ponctuelles).

Conditions particulières d’exerciceDisponibilité en fonction de l’activité de l’UFR : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignementsMissions éligibles au télétravail : toutes les missions à l’exception de l’accueil physique du publicLe/la gestionnaire administratif(ve) et pédagogique participe aux différentes activités de l’UFR (ex : journée porteouverte de l’UFR, déroulement des examens (ECOS), guichet unique d’inscription, élections et autres activités ponctuelles).Connaissances / SavoirOrganisation et fonctionnement des établissements de l'Enseignement SupérieurOrganisation du cursus universitaire françaisTechniques de gestion administrative et d’élaboration de documentCulture internetLangue anglaise : A1 à A2Savoir faireSavoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeSavoir rendre compteCommuniquer et faire preuve de pédagogieMettre en œuvre des procédures et des règlesTravailler en équipeAccueillir les enseignants et les étudiants et prendre des messages en français et en anglaisRédiger, enregistrer et classer des documentsL’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication. Description du poste : missions et activitésGestion administrativeRéaliser des opérations de gestion courante en relation avec l’activité du départementSaisir, mettre en forme des documents diversSaisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogiqueRetranscrire des informations orales et écritesTraiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage, …) concernant les formations géréesAssurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)Classer et archiver les documentsAssurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internesParticiper aux opérations logistiques du départementGestion pédagogiqueAccueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignantsGérer les courriels avec les enseignants et les étudiantsSaisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNINGAssurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNINGGestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies)Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiantsPréparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants,saisie des notes sur le logiciel APOGEE…), classer et archiver les résultatsEditer les bulletins de notes et les attestations de réussitePréparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapageDiffuser les informations utiles aux étudiants et enseignantsParticiper en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidatures et de poursuite d’étude à l’exclusion des décisionsParticiper au maquettage des formations sur APOGEEGestion des conventions de stageGérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres…)Répondre aux sollicitationsOutils spécifiques à l’activitéUtiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS et les logiciels courants de la bureautique : Word, ExcelSavoir êtreSens de l’organisationRigueur et fiabilitéSens relationnel et capacité d’écouteAvoir le sens du service publicElle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de BobignyComposante / Service : UFR SMBH / Filière Science de la VieComposition du service (effectifs) : 4 BIATSSFonction d’encadrement : nonRattachement hiérarchique : Responsable filières et Directrice administrative de l’UFR SMBHRattachement fonctionnel : Chef du département SV