Gestionnaire administratif et pédagogique – F/H

Accueil et information

• Accueil, information et orientation des usagers.
• Participation aux salons et actions de communication (JPO, journées d’accueil, forums…)
• Participation aux campagnes de recrutement des étudiants (Etudes en France - E-candidat) en lien avec les responsables de formation et de la commission de sélection et d’équivalence.
• Accueil des partenaires, participation à l’organisation des évènements de la composante.

Gestion pédagogique de la Licence

• Assure la gestion administrative et pédagogique des formations initiales, et en formation continue dans le respect de la règlementation et des actions mises en œuvre dans le cadre de la démarche Qualité :
• Gestion et suivi des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants en lien avec les responsables de formation, les partenaires pour la FC (FTLV).
• Elaboration du calendrier universitaire et de la constitution des groupes d’étudiants en lien avec le responsable de formation.
• Etablissement des mailings listes d’étudiants.
• Suivi de l’assiduité suivant les modalités propres aux formations initiales.
• Assurer le suivi spécifique des étudiants Erasmus (accueil et départ), notamment pour la validation de leur semestre, en collaboration avec le référent enseignant et la DRI.
• Suivi des stages, des projets tuteurés et des mémoires.
• Assistance à l’organisation des soutenances de mémoires et de projets.
• Organisation des réunions propres aux formations de licence.
• Participation aux conseils de perfectionnement et aux commissions.
• Participation à l’organisation et secrétariat des commissions et jurys semestriels (saisie des notes, RNPV, rédaction des PV de jury, relevés de notes, attestations de réussite, suppléments au diplôme).
• Participer à l’organisation des examens en collaboration avec les enseignants conformément aux modalités de contrôle des connaissances : réception et mise en œuvre de la reproduction des sujets…
• Modélisation et suivi de l’évolution des maquettes sur Apogée.
• Mettre en œuvre le planning en collaboration avec le responsable du parcours et la gestionnaire du planning pour l’attribution des salles.
• Organisation des contrôles et rattrapages.
• Participation à l’organisation des cérémonies de remise de diplômes.

Gestion administrative

• Suivi des heures d’enseignement des enseignants vacataires : suivi des émargements, collecte, contrôle et transmission des heures effectuées au Pôle RH pour mise en paiement pour l’ensemble des formations.
• Complétude des tableaux de bord et suivi du respect des échéances en lien avec les critères qualité.

Gestion des candidatures

• Participer à la gestion des dossiers de candidatures sur Parcoursup, Etudes en France et sur E-candidat en lien avec les responsables de f

Connaissances / SavoirMaîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement SupérieurConnaissance de l’offre de formation de l’UFR et de l’universitéPosséder une bonne culture administrativeConnaissances juridiques appliquées au domaineSavoir faireMaîtrise de l’expression écrite et orale, ainsi que des techniques d’accueilSavoir organiser et planifier ses activités (rigueur et méthode) et hiérarchiser les urgences afin de respecter les délaisL’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication. Mettre en œuvre des procédures et des règlesSavoir rendre compte à son supérieur hiérarchiqueÊtre disponible lors des pics d’activités et être réactifMaîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et l’environnement Web. Maîtriser les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, Pégase, Hyperplanning, E-candidat, Etudes en France, Parcoursup)Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeSavoir êtreCapacités d’analyse, de synthèse et aisance rédactionnelleCapacité à adapter ses explications aux différents interlocuteursCapacités d’écouteAvoir le sens du relationnel et du travail en équipe et faire preuve de disponibilitéÊtre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travailSavoir s’adapter rapidement et faire preuve de polyvalenceCapacités à prendre des initiatives et à être force de propositionElle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de VilletaneuseComposante / Service : UFR Sciences de l’information et de la communication (SIC)Composition du service (effectifs) : 17Fonction d’encadrement : nonRattachement hiérarchique : Responsable du pôle FI/FA