Gestionnaire administratif et pédagogique de l'école doctorale Erasme – F/H

Gestion administrative de l’école doctorale Érasme
✓ Assister la directrice de l’école doctorale Érasme dans l’exercice de sa mission
✓ Assurer la coordination entre la directrice de l’école doctorale, la directrice adjointe, le responsable du pôle, les membres du conseil de l’ED et les directions des unités de recherche
✓ Planifier les séances des conseils, préparer l’ordre du jour, en assurer le bon fonctionnement sur le plan académique (documentation des séances, gestion des invitations, …), administratif et logistique (application du règlement intérieur, convocation des membres, production de documents de travail, invitation d’intervenants extérieurs, réservation de salles, rédaction de compte-rendus, …)
✓ Préparer les dossiers des conseils pour le directeur de l’ED, le responsable du pôle et les élus institutionnels
✓ Assurer la diffusion et le suivi des décisions du conseil auprès des différents acteurs concernés
✓ Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
✓ Gérer et suivre les dossiers thématiques émanant du conseil de l’école doctorale : aide à la mobilité internationale des doctorants, aide aux missions des doctorants, bourses au mérite, contrats doctoraux
✓ Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs sur l’ensemble de la structure
✓ Suivre l’évolution de la règlementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion
Gestion pédagogique des doctorants de l’école doctorale Érasme
✓ Assurer l’accueil physique et téléphonique des doctorants et directions de thèse
✓ Accompagner des doctorants et des directions de thèse
✓ Créer et suivre les dossiers de candidature en doctorat sur la plateforme dématérialisée des doctorants
✓ Vérifier les dossiers des doctorants
✓ Suivre les dossiers de réinscription des doctorants
✓ Assurer le suivi pédagogique des doctorants (inscription, césure, abandon, transfert, arrêts de travail...)
✓ Informer les doctorants et les laboratoires sur les procédures d’inscription et de réinscription à l’école doctorale
✓ Actualiser les listes de diffusion des doctorants, docteurs et directions de thèse
✓ Rédiger et transmettre les courriers de l’école doctorale et tout autre document aux différents interlocuteurs
✓ Aide et soutien de l’activité pédagogique de l’école doctorale dans sa globalité
✓ Enquête ministérielle SIREDO
✓ Animation de la vie de l’école doctorale par la préparation d’événements en collaboration avec la
coordinatrice des écoles doctorales
✓ Participation au collège des écoles doctorales de l’Université Sorbonne Paris Nord
✓ Préparation des données statistiques dans le cadre de la campagne d’évaluation HCERES pour les
écoles doctorales
✓ Participation à l’organisation des élections de l’école doctorale, vérification des listes en lien avec le DAJ
Gestion financière
Qualité

Connaissances / SavoirConnaissance de l’environnement professionnel (doctorat)Règlementation applicable au doctoratStructures de l’établissementSavoir faireSavoir planifier et organiser les tâchesCapacité à suivre plusieurs dossiers en parallèleTravailler dans un calendrier contraintCapacité d’analyse et de synthèseMaîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrativeAppliquer et faire appliquer les textes règlementairesMaîtrise du logiciel Apogée, plateforme des doctorants, SIFAC Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel)Compréhension écrite et orale de l’anglaisL’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication. Savoir êtreDisponibilité, rigueur et patienceAvoir le sens du relationnel et du travail en équipeSavoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchiqueÊtre disponible lors des pics d’activités et être réactifCapacité à adapter ses explications aux différents interlocuteursÊtre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travailFaire preuve de confidentialité au regard des données traitéesElle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de VilletaneuseComposante / Service : Direction de la recherche (DR) / Pôle études doctoralesComposition du service (effectifs) : 33 (DR) / 7 (pôle études doctorales)Fonction d’encadrement : nonRattachement hiérarchique : Responsable du pôle études doctoralesService central de l’Université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles :Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Desstructures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, PépiteCréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société, EUR M&CS.Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariatadministratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, dedispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pourles doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missionsd’enseignement.