Gestionnaire administratif et financier H/F

Assurer la gestion administrative et financière d’opérations à financements diversifiés : financeurs publics (Pôle Emploi, Conseil Régional…) entreprises, OPCO :

Assurer la gestion administrative et financière d’opérations à financements diversifiés : financeurs publics (Pôle Emploi, Conseil Régional…) entreprises, OPCO : • Suivre et enregistrer les informations en provenance des membres du GIP-FCIP (GRETA) et des partenaires externes : financeurs et chefs de projet de ces opérations, fournisseurs de prestations, etc • Contrôler les factures transmises par les opérateurs du GIP-FCIP (GRETA et partenaires externes) avant envoi au financeur Depuis 2002, le groupement d'intérêt public de la formation continue et de l'insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l'académie d'Aix-Marseille met en œuvre un ensemble de services concourant à l'éducation, à la formation tout au long de la vie et à l'insertion professionnelle.Le pôle Formation continue du GIP FCIP a pour mission la mise en œuvre et le développement d’actions dans les domaines de la formation continue des adultes, en appui ou en complémentarité de l'offre des GRETA-CFA de l’académie   • Contribuer à la réponse administrative et technique aux appels d’offres. La mission s’effectue sous la responsabilité du chef du Pôle Formation continue et en lien étroit avec la directrice technique du GIP-FCIP, la responsable des marchés publics et les gestionnaires administratifs et financiers du service. Activités principales Assurer le suivi opérationnel administratif et financier des opérations jusqu’à la facturation et jusqu’au compte-rendu final (bilan) • suivre et traiter les bons de commandes, alimenter la base de données de suivi extracomptable du dispositif, gérer la boite mail • assurer le suivi administratif spécifique des sous-traitants • consolider les indicateurs relatifs aux bilans de fin de formation et aux enquêtes satisfaction • contrôler les factures transmises par les opérateurs dans le respect de la procédure de facturation propre au(x) financeur(s) • valider les factures dans les différentes plateformes dématérialisées (KAIROS -CHORUS…) • à partir des extractions de Chorus, élaboration des factures de frais de gestion du GIP FCIP avec saisie dans l’outil d’information budgétaire et comptable CEGID Y2 • saisir les éléments de la facture dans le(s) tableau(x) de suivis spécifiques à chaque financeur • conseiller les opérateurs concernant la facturation • relancer les opérateurs qui n’ont pas facturés • contribuer à la préparation du budget annuel du pôle et des budgets rectificatifs ainsi qu’à la réalisation du bilan pédagogique et financier du GIP • participer à la constitution des dossiers administratifs et techniques pour les réponses à des appels d’offres • assurer les relations avec : les services administratifs et financiers des GRETA, des entreprises prestataires, des donneurs d’ordre publics ou privés, le service commun et le service comptable du GIP • archiver les pièces de facturation : électronique et papier pour les pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers. • réponses à des marchés publics ou à d’autres appels d’offres en propre ou par le biais de la constitution de groupements impliquant les GRETA-CFA et d’autres organismes de formation, au plus près des besoins des territoires • portage et pilotage de marchés d'envergure académique ou régionale • formation des professionnels de la formation, conseil, accompagnement des projets de formation et ingénierie pédagogique