Gestionnaire administratif et financier F/H au sein de la DACRE

Missions
Placé.e sous l’autorité hiérarchique de la directrice des Affaires culturelles et, pour les activités concernant les Éditions, de la responsable des Éditions.
Vous assurerez la gestion administrative et financière de la structure, ainsi que la gestion administrative et financière de la production éditoriale, dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la gestion financière et/ou comptable. Vous assurerez également des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique. En pratique, les missions du poste sont, à titre principal, centrées sur la gestion et le suivi de l’activité du service des éditions.

Activités principales
Pour l’ensemble de la direction (Éditions et Affaires culturelles)

• Assurer la gestion financière du service : rassembler les informations pour la création des tiers, saisir les engagements juridiques, vérifier la complétude et la cohérence des pièces justificatives, constater les services faits
• Assurer le suivi des crédits, faire des extractions dans le système d’information financier
• Assurer le suivi administratif
• Classer et archiver sous forme numérique et selon les procédures définies les documents administratifs, juridiques et financiers
• Gérer les missions des agents de la direction et d’intervenants extérieurs le cas échéant
• Suivi des dépenses d’une carte achat
• Assurer le soutien logistique (réservation de salles, matériels, fournitures) de l’activité de la direction et de manifestations ponctuelles (stands de vente des Éditions, signatures, etc.)

Spécifiquement pour le pôle des Éditions

• Assurer la gestion administrative et financière de la production éditoriale (auteurs, ayants droits, conventions et contrats, stocks, dépenses, recettes, etc.)
• Alimenter et mettre à jour la base de gestion administrative et financière de la production (métadonnées des articles, contrats, dépenses, ventes et recettes, suivi des stocks, etc.)
• Production et envoi des relevés de vente et de droits d’auteurs, rémunération des droits d’auteurs
• Production et envoi de documents associés aux ventes (bons de livraison, factures ou pré-factures)
• Production et mise à jour de tableaux de bord
• Participation à l’organisation des stocks, au rangement des ouvrages dans les réserves et à la réalisation des inventaires annuels
• Mise en œuvre de ventes directes (aspects administratifs, financiers et logistiques), avec un statut de régisseuse adjointe ou principale
• Mise à jour de listes de contacts et envois régulier d’ouvrages

Profil de posteDiplôme exigé : baccalauréatDomaine de formation souhaité : secrétariat ou gestion administrative, éditionExpérience souhaitée sur un poste similaireConnaissances-        Modes de fonctionnement des administrations publiques-        Règles, procédures et dispositifs propres à la gestion financière et à la comptabilité publiques-        Connaissance générale de l’enseignement supérieur et de la rechercheInstitution singulière en France, sans équivalent à l’étranger, le Collège de France occupe une situation à part dans la recherche fondamentale et l’enseignement supérieur français. Le Collège de France a pour mission de contribuer au développement et au progrès de la science et de la culture, de promouvoir la recherche et d’en diffuser les résultats par des enseignements, des missions et des publications. Les enseignements sont délivrés sans condition d’accès et sans finalité de grade ou de diplôme. Ils sont organisés dans des conditions fixées par l’assemblée du Collège de France. -        Politiques, procédures et dispositifs propres à l’édition-        Droit d’auteur-        Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)Compétences opérationnelles-        Savoir gérer son activité en respectant des plannings-        Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : Elap finances, Elap Missions, In Quarto (gestion de la production éditoriale)-        Renseigner et manipuler une base de données (InQuarto, Business Object, Monday)-        Maîtrise du pack Office, en particulier maîtrise avancée d’Excel-        Publipostage-        Savoir rendre compte et communiquer-        Mettre en œuvre des procédures et des règles-        Travailler en équipe-        Classement et archivageCompétences comportementales-        Sens de l’organisation-        Rigueur et fiabilité-        Polyvalence-        Sens relationnelDepuis sa fondation, en 1530 par François Ier, jusqu’à nos jours, deux dispositions essentielles ont maintenu et développé sans discontinuité la valeur créatrice de cette communauté savante :Par la souplesse et le dynamisme de ce processus, le Collège de France peut s’adapter en permanence à l’évolution des sciences et rester ainsi un pôle d’animation de la communauté scientifique. Le Collège de France ne cesse de vérifier cette phrase d’un de ses professeurs, Maurice Merleau-Ponty : « Ce que le Collège de France, depuis sa fondation, est chargé de donner à ses auditeurs, ce ne sont pas des vérités acquises, c’est l’idée d’une recherche libre ».Le Collège de France est voué à la recherche fondamentale. Il a, en outre, l’obligation de diffuser les résultats de cette recherche dans le cadre d’un enseignement particulier. Les professeurs sont tenus d’enseigner « le savoir en train de se faire ».Les chaires du Collège de France intéressent les domaines les plus variés : mathématiques, physique, chimie, biologie, histoire, archéologie, linguistique, orientalisme, philosophie, sciences sociales…Elles ne sont pas permanentes : le principe de mutabilité des chaires évite la rigidité des grilles de disciplines. À l’initiative de l’assemblée du Collège de France, le titre d’une chaire devenue vacante peut être maintenu ou le plus souvent transformé : un mathématicien peut succéder à un historien ou un linguiste à un économiste. Aucun grade universitaire n’est requis pour celui qui se présente aux suffrages, seules comptent l’importance et l’originalité de ses travaux. Ainsi, le Collège jouit non seulement d’une liberté considérable dans ses activités d’enseignement et de recherche mais s’adapte aussi aux progrès réalisés dans tous les domaines de la connaissance.Enseigner librement la recherche en train de se faire à tous les publics intéressés, faciliter la diffusion des connaissances, favoriser l’émergence de disciplines nouvelles et l’approche multidisciplinaire de la recherche de haut niveau, contribuer à l’image internationale de notre pays dans les domaines de la recherche et de la culture, telles sont, depuis des siècles, les missions du Collège de France. Dans un monde en perpétuel changement, confronté au développement des connaissances sans précédent, au foisonnement des informations, aux nouvelles techniques de communication et aux adaptations sociales et professionnelles indispensables, ces missions sont plus que jamais d’actualité.La Direction des Affaires culturelles et des relations extérieures est composée de 9 personnes.Les Éditions publient une vingtaine de nouveaux titres chaque année, dans toutes les disciplines, sous forme imprimée et numérique, commercialisés en librairie, au Collège de France, et sur Internet, et diffusés dès parution dans un format ouvert sur le portail OpenEdition. Deux collections sont publiées en coédition avec un éditeur privé.