Gestionnaire administratif et financier d'un département d'enseignement H/F

La personne recrutée assure la gestion courante et la rédaction d’actes administratifs en veillant au respect de la réglementation et des procédures internes. Elle participe à la prévision du budget initial du département d’enseignement et en assure le suivi. Elle recueille et traite les informations nécessaires à la gestion des dossiers et en assure le suivi. Elle participe à l’animation de la structure et accompagne les agents du département dans leurs démarches (administratives, gestion des vacataires, …).
Elle assure la gestion et la réservation de la flotte de véhicules de l’École nécessaires aux enseignements du département. Elle prend également en charge, lorsque cela est nécessaire, la réservation et la location de véhicules auprès de prestataires extérieurs.
Sous l’autorité du chef de département, le titulaire du poste assure les missions suivantes :
Missions principales :
Gestion financière
o Prévoir le budget de chaque UP / UC avec les responsables et en assurer le suivi
o Participer à la mise à jour du montant de la taxe d’apprentissage collectée par l’ensemble des UP / UC du Département ;
o Participer à la gestion financière de conventions; Élaborer le budget initial (BI) de ces conventions, assurer son suivi financier (engagements juridiques (EJ), ordres de mission (OM)), et vérifier l’adéquation entre le BI et les dépenses effectivement réalisées ;
Gestion administrative
o Gérer les déplacements et inscriptions en congrès et autres ;
o Gérer les dossiers des enseignants vacataires (dossier administratif, contrats, déplacements, demandes de cumul…) ;
o Etre le relais de la DRH sur les dossiers et accompagnement des IATOS (congés sur HAMAC, entretiens d’évaluations, fiche navette, contrat de travail, …);
o Organiser la préparation des Conseils et AG; participer à la rédaction des comptes rendus des Conseils et de l’AG;
o Accueillir et gérer les stagiaires (dossier administratif, maladie, …) ;
o Gérer la location des salles d’enseignements et de réunions à partir du logiciel Hyperplanning.
Gestion logistique
o En lien avec les enseignants, planifier et réserver les véhicules et hébergements pour les sorties extra-murales
Missions secondaires :
o Gérer les prestataires extérieurs (ménages, réparations, photocopieurs, travaux, …)
o Assurer la gestion administrative de la location de bureaux à des tiers (SEPPIC) ;
o Créer et suivre les tickets DPI et DSI pour le matériel informatique pédagogique du bâtiment;
o Participer à l’amélioration continue des procédures administratives

· Bonnes connaissances de l’environnement de l’enseignement supérieur
· Bonnes connaissances de la gestion budgétaire et comptable
· Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement du Département
· Maitrise des logiciels bureautiques courants
· Savoir restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse
· Maîtriser les méthodes de prise de notes et savoir rédiger des comptes rendus de réunions
· Rigueur
· Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
· Sens du service public
· Savoir prioriser
Maitriser l’expression orale et les techniques d’accueil