Gestionnaire administratif et des instances H/F

Activités principales :

Activités principales :Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénièreAssurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l’instanceGérer les différentes phases de préparation des séances, de leur tenue et de leurs suites, conformément aux procéduresPréparer les convocations des séances ; contrôler la mise en l’état des documents et les diffuserAssurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis ; contrôler les comptes rendusAssurer l’archivage des pièces afférentes aux séancesune expérience dans un établissement d'enseignement supérieur ou une collectivité publique, dans la gestion d'instances, dans le domaine ou un service juridique seraient un plus.Connaissances :Modes de fonctionnement des administrations publiquesPolitiques, dispositifs et procédures propres au champ d'interventionDroit des examens et concoursEnvironnement et réseaux professionnelsTechniques d'élaboration de documentsCulture internetTechniques de communicationLangue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues) Assurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académiqueAssurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)Suivre et mettre en œuvre les différentes phases des procédures disciplinairesGestion des actes réglementaires et individuelsAppliquer la procédure d’édiction des actes individuels et réglementairesInstruire les projets d’actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJIAssurer les mises en signature des actes et leurs mesures d’entrée en vigueurGestion administrativeInstruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJIParticiper à la rédaction d'actes juridiques et de courriersOrganiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, réaliser des extractionsProposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structureDiffuser l’information et participer à sa productionAssurer l'accueil et répondre aux demandes d’information en interne et en externeParticiper à la veille juridiqueAppui aux électionsParticiper à l’organisation des élections et au déroulement des électionsParticiper au suivi des mandats des membres des conseilsCompétences opérationnelles :Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeSavoir rendre compteCommuniquer et faire preuve de pédagogieMettre en œuvre des procédures et des règlesTravailler en équipeUtiliser les logiciels spécifiques à l'activitéCompétences comportementales :Sens de l'organisationRigueur / FiabilitéSens relationnel