Chef du service scolarité du Collège Sciences, Humanités et Société H/F

Les activités principales sur ce poste sont :

Les activités principales sur ce poste sont :ScolaritéOrganisation de la scolarité, planification et coordination des tâches sur l'année universitaire et tout au long du cursus de premier cycle (de l'admission à la diplomation)Paramétrage et gestion de l'outil de scolaritéSupervision des inscriptions administratives et pédagogiques et des actes de scolarité en cours de cursusPilotage de l'organisation des plannings semestriels et des examensPréparation, sécurisation et suivi des jurysSuivi du déroulement des enseignementsProposition et conception d'outils de gestion administrative, de procédures et de documentsOrientation des étudiant.e.s du Collège vers les pôles de la scolarité centrale ou de la vie étudianteNiveau de diplôme : Bac+5Niveau minimum d'expérience requise : 3 ansExpérience des procédures dans la gestion administrative d'une structure d'enseignementConnaissances et savoirs :Connaissance approfondie de l'enseignement supérieur et du fonctionnement des établissements publics d'enseignement supérieurUne connaissance des classes préparatoires ou des cursus menés en partenariat entre lycées et université serait un atoutPSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.Composée de 13 établissements (Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, Ecole des Arts Décoratifs - PSL, Ecole nationale d'architecture Paris - Malaquais - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL), 2 900 enseignants-chercheurs et 17 000 étudiants, 140 laboratoires. Encadrement et travail en réseauManagement de l'équipe de scolaritéParticipation directe aux tâches de gestion lors des pics d’activité (inscriptions administratives, rentrées, jurys, etc.)Conduite des entretiens professionnels annuels, identification des besoins de formation de l'équipe et participation au recrutement de ses membresÉchanges avec les lycées partenaires (ex. Henri-IV, Louis-le-Grand), les établissements-composantes de l'Université PSL engagés dans les formations, les partenaires internationaux et les organismes liés à la formation (ex. CROUS, rectorat)Coordination administrative des cursus menés en partenariat avec les lycéesCommunication, coordination, évènementsInformation, accompagnement et assistance des étudiant.e.s et enseignant.e.sRédaction et actualisation des supports d'informationParticipation à l'organisation des événements de diplomation, journées portes ouvertes, rentrées et pré-rentrées...Contribution à toute initiative de promotion de la formationConformité, pilotage, développementContrôle de l'application des règles et des procédures administrativesPréparation et mise à jour annuelle du règlement des études du CollègeSécurisation juridique des actes de scolaritéRéalisation de tableaux de bord, enquêtes, suivi d'indicateurs et production des bilans statistiquesGarantie de la fiabilité des données étudiantes dans les outils de scolarité, du respect du RGPD, des règles d'archivage et contribution aux remontées institutionnellesSuivi du budget, analyse et engagement des dépensesSuivi, pilotage et amélioration continue des procédures liées à la masse salarialeContribution aux projets transversaux de la scolarité centraleParticipation aux évolutions de l'offre de formation (maquettes, nouveaux parcours, accréditation) et à leur mise en œuvre administrativeMise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités et suivi de l'évolution de la réglementation de l'enseignement supérieurInstances, vie institutionnelle, représentationRédaction des documents administratifs officiels, préparation de dossiers et conventions, et organisation des instances de la formationOrganisation des élections des représentant.e.s étudiant.e.s Compétences opérationnelles :Maîtrise de la réglementation relative à la scolarité (inscriptions, contrôle des connaissances, jurys, diplomation, fraude et procédure disciplinaire) et du fonctionnement des instances universitairesIngénierie de formations (maquettage, création d'emplois du temps, etc.)Sensibilisation à la qualité et à la protection des données personnelles (RGPD)Appétence pour la dématérialisation des procéduresTechniques et expérience avérée de management, encadrement et animation d'une équipePrévention et gestion des conflitsMéthodologie de conduite de projetGestion budgétaireQualités personnelles :Qualité rédactionnelleForte capacité d'initiative, d'organisationGrand sens des responsabilités et de l'anticipationAutonomie, rigueurDiscrétionCapacité à rendre compte à sa hiérarchieAptitude à la représentation institutionnelleAptitude à la prise de décision en autonomie, notamment en l’absence de la hiérarchieDisponibilité, réactivité, capacité à planifier les activités et gérer les urgencesQualités relationnelles pour communiquer avec des publics variés (étudiants, enseignants, personnels administratifs, etc.)Sens de la diplomatie et de la médiation, capacité à traiter avec tact et discrétion des situations individuelles sensiblesGoût du travail en transversalité dans un environnement multi-acteurs (établissements-composantes, lycées partenaires, services centraux) et sens du service publicOutils numériques :Expérience obligatoire d'un ou plusieurs outils et logiciels de scolarité de l'enseignement supérieurExcellente maîtrise du logiciel ExcelLangue anglaise :Niveaux B1-B2 minimum du CECRLPSL figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm.Elle est lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA) et de France 2030.Pour plus d’informations : www.psl.eu LE COLLÈGE SCIENCES, HUMANITÉS ET SOCIÉTÉLe Collège Sciences, Humanités et Société comprend environ 700 étudiants inscrits au sein de plusieurs parcours caractérisés par une approche pluridisciplinaire, une spécialisation progressive, une formation par la recherche et un rythme soutenu. L'organisation de cette formation requiert une technicité administrative particulière et une coordination rigoureuse avec les partenaires (lycées Henri-IV et Louis-le-Grand, Dauphine-PSL en particulier).LE SERVICE SUPPORT DE SCOLARITÉ CENTRALELe service support de scolarité centrale de l'Université PSL accompagne l'ensemble des formations opérées par l'Université PSL, notamment le Collège Sciences, Humanités et Société (premiers cycles), la Paris School of AI (PSAI), la Licence Professorat des Écoles (LPE), ainsi que les entités de formation amenées à se développer dans les années à venir. Il assure des fonctions mutualisées de gestion de la scolarité, d'accompagnement des étudiants et de soutien aux équipes administratives et pédagogiques dédiées à chaque cursus.Le.la chef.fe de service est placé.e sous l'autorité hiérarchique du.de la directeur.trice des formations adjoint.e chargé.e de la scolarité centrale, qui coordonne l'ensemble des formations opérées par l'Université PSL.