CHEF DE CABINET (F/H) DU DIRECTEUR GENERAL

ACTIVITES PRINCIPALES

ACTIVITES PRINCIPALES 1) Organiser et gérer l’agenda du Directeur général ainsi que l’accueil- Planifier et prioriser l’agenda, en assurer le suivi et sa mise à jour au quotidien en s’adaptant aux imprévus- Anticiper les besoins du DG en préparant des fiches de synthèse avec les éléments clés et en identifiant les sujets sensibles ou urgents nécessitant une attention particulière.- Gérer les rendez-vous avec ministres, cabinets ministériels, préfets et élus,LES COMPETENCES FONDAMENTALESConnaissances de base :Maîtriser les règles et procédures de gestion des dossiersMaîtriser les principes du fonctionnement d’un Conseil d’administrationMaîtrise les bases juridiques en droit publicMaîtriser l'informatique (et notamment être capable d’organiser de manière autonome des réunions en ligne de type Teams ou autres) et les logiciels de bureautique (a minima Word, Excel et Powerpoint)LADOM est l’acteur majeur de la mobilité des résidents des Outre-mer au service du développement économique, social et culturel de leur territoire. Son action repose sur les principes d’égalité des droits, de solidarité nationale et d’unité de la République. Opérateur de l’Etat, l’Agence met en œuvre la politique de continuité territoriale à travers la mise en œuvre de plusieurs dispositifs de mobilité couvrant des besoins différents :Dispositif « Formation / Emploi » - Assurer l’accueil des invités du Directeur général (logistique, protocole, suivi post-rendez-vous).- Coordonner la liaison avec les membres de la Direction générale et les Directeurs territoriaux (transmission des informations internes, externes)- Piloter le protocole lors des réunions et évènements en collaboration avec la direction de la communication2) Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels- Assurer la gestion administrative et logistique du Conseil d’administration (convocation, coordination et préparation des dossiers, rédaction des délibérations, échanges avec les tutelles et les administrateurs, réservation de salle)- Organiser des évènements internes (séminaires des directeurs, vœux du Directeur général, etc.) sur le plan logistique avec l’appui de la personne en charge des services généraux : recherche et réservation d’une salle ou d’un lieu, sélection et gestion des prestataires, gestion des intervenants, gestion et envoi des invitations, etc.- Participer à l’organisation des missions du Directeur général en France hexagonale comme en outre-mer (réservation des billets avion/train - réservation des hébergements : hôtel, résidence préfectorale, etc. - organisation des rendez-vous du Directeur général, préparation des dossiers de fond, etc.)- Participer à la conception et à la mise en œuvre de la stratégie d'influence institutionnelle de l'agence- Préparer les dossiers pour les diverses réunions ainsi que pour les entretiens annuels d’évaluation3) Assurer le secrétariat particulier et la veille stratégique- Traiter et suivre les messages électroniques (en assurer la transmission, le contrôle, rédiger les réponses, en assurer le suivi et le classement)- Traiter et assurer la gestion des courriers destinés au Directeur général (en assurer la transmission, le contrôle, rédiger les réponses, en assurer le suivi et le classement)- Gérer les courriers et les dossiers signalés (députés, sénateurs, présidents de collectivité, etc…)- Assurer la veille et le contrôle des documents soumis à la signature du DG- Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions- Rédiger des notes, courriers ou synthèses à partir de consignes orales ou manuscrites- Suivre les textes réglementaires (lois, décrets) impactant LADOM.Maîtriser l'ensemble des outils de communicationMaîtriser la prise de notes rapide et les techniques de gestion administrativesConnaître les méthodes de classement et d’archivageConnaissance appréciée des enjeux de l’Outre-mer : connaissance des acteurs locaux (préfectures, collectivités territoriales ultramarines) et des dispositifs de mobilité.Compétences techniques :Appliquer les règles et les procéduresMette en forme courriers, notes, …Elaborer et suivre les tableaux de bordsRédiger des notes ou courriers à partir des consignes orales ou manuscritesPlanifier et organiser l’activité du responsableSavoir communiquer avec efficacité Savoir être :Grande disponibilitéFlexibilitéSens politiqueBonnes capacités relationnellesSens de l’organisationSavoir prendre des initiatives tout en sachant rendre compteDiscrétionRigueur et méthodeAutonomiePolyvalence Bonne gestion du stressPermettre aux demandeurs d’emploi ultramarins de monter en compétences et trouver plus facilement un emploi. Dispositif « Études »Accompagner les étudiants ultramarins dans la poursuite de leurs études supérieures.Dispositif « Voyage »Préserver les liens et promouvoir les relations culturelles et économiques entre l’Outremer et l’Hexagone.Devenue un Établissement Public Administratif (EPA) depuis le 1er janvier 2016, LADOM est financée par le ministère des Outre-mer, le ministère en charge du Budget, les collectivités d’Outre-mer (collectivités territoriales, conseils régionaux et conseil départemental pour Mayotte) et par l’Union Européenne via le Fonds Social Européen (FSE).