Chargé-e de gestion des réservations et du suivi des missions H/F

Gestion des réservations de voyages et d'hébergement

Gestion des réservations de voyages et d'hébergement- Accueillir les enseignants-chercheurs et effectuer une orientation simple vers les bonnes démarches et les options disponibles- Réaliser les demandes de réservation de billets de transport et d'hébergement via la plateforme Globéo, en respectant les seuils tarifaires définis pour les nuitées- Assurer la conformité des réservations avec les procédures et les règles applicables- Transmettre les éléments de la réservation au Pôle Mission pour validation officielleCOMPÉTENCES TECHNIQUES- Connaissance des procédures administratives de gestion des missions en secteur public- Règles de transparence et de conformité en gestion publique- Connaissance des enjeux de conformité, de traçabilité et de justification des dépenses publiques.- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel,)- Capacité à rédiger des documents, à gérer des tableaux de suivi, et à organiser sa communication email de manière structurée.L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.Quelques chiffres :- 23 935 étudiants,- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques,  Sciences Humaines et Sociales favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un Institut d’Enseignement à Distance, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique - S’assurer de la bonne exécution des réservationsSuivi administratif post-mission- Assurer le suivi des demandes de remboursement suite aux missions- Aider les ECs à constituer leur dossier de remboursement en vérifiant la complétude et la conformité des pièces justificatives- Effectuer le service fait (SF) dans les délais impartis- Transmettre les dossiers complets au Pôle Mission via OsTicket pour traitement final- Assurer un suivi de la qualité des prestations et de la satisfaction usagersGestion des demandes exceptionnelles et dérogations- Veiller à réduire le nombre des demandes exceptionnelles en anticipant les besoins- Traiter les demandes hors-circuit (demandes de dérogation) et transmettre les dossiers vers le Pôle Mission pour validation des exceptions- Constituer le dossier complet avec justifications adéquatesSuivi administratif et documentation- Assurer le suivi administratif complet des demandes (de l'ordre de mission à la clôture)- Gérer l'archivage et la traçabilité des pièces justificatives- Assurer le reportingCommunication et coordination- Assurer un accueil courtois et informatif des ECs- Maintenir des échanges réguliers avec le Pôle Mission et la DSR&ED- Communiquer par email et par téléphone avec les ECs et les prestataires externes-  Assurer le suivi de l'expérimentation avec le responsable qualitéCOMPÉTENCES RELATIONNELLES- Accueil et orientation des usagers (ECs) : Capacité à recevoir les ECs avec courtoisie, à comprendre rapidement leurs besoins et à orienter de manière claire vers les solutions appropriées- Capacité à convaincre pour des procédures mieux comprises et mieux appliquéesCommunication écrite et orale- Maîtrise du français écrit et parlé ; capacité à rédiger des emails clairs et à communiquer efficacement par téléphone en français et en anglais.- Anglais : niveau B2 minimum : Capacité à lire, écrire et converser en anglais par email et par téléphone avec des correspondants extérieurs (prestataires internationaux, ECs anglophones).- Capacité d'écoute et d'empathie : Être attentif aux demandes des ECs, comprendre leurs contraintes et leurs besoins, et fournir un service centré sur l'usager. COMPÉTENCES TRANSVERSALES- Rigueur et attention aux détails : Capacité à vérifier la complétude des dossiers, à respecter les normes et procédures, et à minimiser les erreurs administratives.- Organisation et gestion des priorités : Capacité à gérer un flux de 40 à 50 missions par mois, à respecter les délais et à planifier le travail de manière logique.- Autonomie partielle avec supervision : Savoir travailler de manière autonome dans le cadre défini, tout en sachant escalader ou demander validation pour les cas particuliers.- Adaptabilité et apprentissage : Capacité à apprendre rapidement les outils et procédures, et à s'adapter aux ajustements liés à l'expérimentation.- Environnement universitaire et ESR : Compréhension générale du fonctionnement des universités, de la notion de mission de recherche, et des profils des enseignants-chercheurs.- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans- 1022 personnels enseignants et 708 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.L’université de Paris 8 est membre de l’alliance Paris lumière avec l’université de Nanterre et fait partie du Campus Condorcet.Ce poste s'inscrit dans une démarche d'expérimentation visant à fluidifier et simplifier les procédures de réservation de voyages et d'accompagnement des enseignants-chercheurs dans leurs missions de recherche et participations à colloques. Le poste est encadré par le responsable qualité et bénéficie d'une supervision étroite.L'agent intervient à l'interface entre les enseignants-chercheurs (ECs) et l'administration de l'université, en assurant une forte proximité d'échange avec les utilisateurs pour transformer leurs besoins de mobilité en réservations opérationnelles et en suivi administratif des missions.