Chargé(e) de gestion administrative des activités H/F

Le ou la chargé(e) de gestion administrative des activités assiste la cheffe de pôle dans l'organisation et le suivi des activités administratives. Il ou elle contribue au bon fonctionnement du service, au respect des procédures administratives et financières, et assure un rôle de relais fonctionnel auprès des agents du pôle et de la MiPOLEX.

Activités principales :

* Participer à l'organisation et à la planification des activités administratives du pôle.

* Assurer le suivi du circuit de traitement des dossiers de la MiPOLEX (instruction, validation, classement, archivage)

* Veiller au respect des procédures internes, des délais et des règles applicables

* Contribuer à l?harmonisation des pratiques administratives au sein de la MiPOLEX

* Proposer des améliorations visant à optimiser l'organisation et les méthodes de travail.

* Mettre à jour et fiabiliser les outils de suivi de l'activité (tableaux de bord, indicateurs).

* Collecter et consolider les données nécessaires au reporting d'activité.

* Participer à la production de bilans et de synthèses à destination de la hiérarchie.

Sous l'autorité de la cheffe de pôle et en collaboration avec les services compétents :

* Participer à l?élaboration et au suivi du budget de la MiPOLEX.

* Réaliser des prévisions budgétaires et des consolidations simples.

* Assurer le suivi administratif des commandes et des dépenses.

* Contribuer à la gestion des opérations courantes (carburant, EPI, fournitures, etc.).

* Veiller à la conformité des actes et opérations avec la réglementation budgétaire et comptable.

* Assurer un rôle de relais fonctionnel auprès des agents de la MiPOLEX.

* Participer à l'organisation du travail des agents (répartition des tâches, suivi de l'activité) du pôle.

Le ou la chargé(e) de gestion administrative des activités est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du pôle de gestion administrative des activités.

B 1er niveau ou équivalence

Connaissances

* Principes de la gestion budgétaire et comptable publiques

* Notions de marchés publics

* Organisation et fonctionnement de l?administration

* Outils bureautiques (traitement de texte, tableur) et outils de suivi d'activité

Savoir-faire

* Assurer la gestion administrative d'une activité

* Suivre l'exécution d'un budget

* Réaliser des tableaux de bord et des reportings

* Mettre en oeuvre des procédures administratives

* Vérifier la conformité réglementaire des opérations

* Organiser et prioriser les activités

* Rendre compte à la hiérarchie

Savoir-être

* Rigueur et sens de l'organisation.

* Capacité d'analyse et de synthèse

* Sens du service public

* Aptitudes relationnelles et esprit d'équipe

* Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

* Réactivité et capacité d'adaptation